Cambios en los servicios administrativos y financieros

Portal de matrículas

  • Una visual más interactiva y de fácil comprensión para el estudiante.
  • En el portal puedes realizar los procesos de pago de matrículas y cartera.
  • Es indispensable que el estudiante apruebe su orden de matrícula en el portal.

Solicitudes de mantenimiento

  • Ahora los usuarios que requieran reportar una avería o solicitar un servicio de mantenimiento lo harán a través de la plataforma Salesforce.
  • La gestión de informes y estadísticos de mantenimiento es más interactiva y fácil de gestionar.
  • Nuestros técnicos ahora podrán gestionar en tiempo real las órdenes de trabajo a través de tablets.

Proyectos de investigación, consultoría,
asesoría y servicios

  • Todos los proyectos externos deben tener una adjudicación y contrato con el fin de poder facturar.
  • Versiones de presupuesto de proyecto.
  • Nueva herramienta de previsión (Forecast).
  • Redistribución de nómina en el módulo de proyectos.

Gestión de contratos civiles

  • Las unidades académicas y administrativas realizarán sus solicitudes por medio del formulario en Salesforce EDA, las cuales serán aprobadas por la unidad desde el inicio de la solicitud por correo electrónico.
    Cada contratista genera un código en Oracle.
    Se pueden hacer consultas entre servicios.
  • Hay integración con la estructura contable del ERP.
  • El módulo de contratos civiles envía información al módulo de proyectos.

Gestión de contratos de egresos

  • La orden de compra derivada de un contrato se crea desde el módulo de contratos.
  • El registro de un contrato y otrosíes quedan registrados bajo un mismo número de contrato.

Solicitud de facturación comercial

  • Las unidades administrativas se vinculan al proceso del CSI.
  • Para las unidades académicas, el formulario de solicitud presenta algunos cambios puntuales que se detallan en los manuales creados.
    El nuevo proveedor tecnológico
  • GOSOCKET enviará las facturas a través del correo:

Proveedores

  • Registro de proveedores: Implementación de enlaces de autoregistro.
  • Calificación de proveedores: Nueva funcionalidad que permitirá ejecutar procesos de evaluación y calificación de proveedores.
  • Portal de proveedores: Permitirá a Uniandes y a sus proveedores que se comuniquen entre sí a través de un entorno Cloud.

Solicitud generación órdenes de compra y apoyo en pago de facturas a proveedores

  • La unidades académicas y administrativas realizarán sus solicitudes de compra por medio de Salesforce EDA, las cuales serán aprobadas desde el inicio de la solicitud por correo electrónico y el equipo del servicio de compras gestionará las órdenes de compra en Oracle.
  • Mayor detalle en la información registrada en órdenes de compra.
  • Transacciones de aprobación más ágiles dado que la aplicación está en la nube y facilita el acceso desde dispositivos móviles para este tipo de transacciones.

Negociaciones

Se contará con una aplicación que permite gestionar los procesos de negociaciones de principio a fin y vincularlos a otros módulos durante el proceso (proveedores, órdenes de compra, acuerdos de compra y contratos).

Recomposiciones

  • Se atenderán con un sistema manual de registro de dichas operaciones, las cuales serán atendidas por los gestores de cada unidad asignados por el servicio de presupuesto.
  • Se atenderán por correo electrónico (en el cual será necesario adjuntar un formato para diligenciamiento de la información) y debe venir en copia el usuario aprobador de la operación.
  • El tiempo de respuesta cambia a 4 días hábiles.
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