¿a cuanto equivale una UVT en el 2024?

Valor de la Unidad de Valor Tributario – UVT.  Se fija en cuarenta y siete mil sesenta y cinco pesos ($47.065) el valor de la Unidad de Valor Tributario – UVT que regirá durante el año 2024.

Montos Fondo Rotatorio 2024

Compra de bienes 27 UVTs. (incluido IVA) ($1.270.755) 
Pago de Servicios 4 UVTs (incluido IVA) ($188.260)

¿Cuál es el proceso para una compra outsourcing y los proveedores vigentes que manejan esta opción?

Los productos bajo esta modalidad son: elementos de oficina, papelería, cafetería y aseo.

• La unidad académica o administrativa, ingresa directamente al portal web del proveedor, solicita y aprueba el pedido.
• Proveedor entrega directamente en la unidad y usuario verifica los
  productos recibidos con la remisión.
• Internamente, antes de cierre de mes Panamericana envía compras consolidadas de la universidad al servicio de compras y se genera el proceso de generación de orden de compra y pago al proveedor.

Los cambios de personas aprobadoras o generadoras de las solicitudes en la plataforma de outsourcing, se pueden solicitar al área de Abastecimiento, diligenciando el formato de cambio en plataforma de outsourcing.

Formato Actualizacion datos Panamericana 

Datos usuarios taxis libres 

Proveedor vigente Outsourcing:

• Panamericana Outsourcing S.A.  https://www.panamericana-outsourcing.com.co/
• Taxis Libres S.A

Para mayo informacion de compras de outsourcing puede contactar a abastecimientoestrat@uniandes.edu.co

¿Cuál es la vigencia de los precios de los catálogos?

Depende de los elementos y de la negociación con los proveedores que realice el área de negociación estratégica. En los listados de precio se pueden corroborar las condiciones de precio y tiempos de entrega en cada caso.

¿Qué pasa cuando no encuentro referencias de lo que busco en los catálogos?

Por medio del formulario de solicitud de cotización, el servicio de compras o de negociación estratégica, le apoyarán buscando las diferentes opciones según la necesidad.

¿Cuáles son las ventajas de comprar elementos de catálogo?

• Proveedor previamente creado
• Códigos de artículo creados y usos activos
• Proceso de compra más ágil: generación de orden de compra no supera los dos días.
• No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
• No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

¿Cómo es el proceso de solicitud y legalización de un anticipo?

• Los anticipos no pueden superar el 50% del valor de la compra sin IVA.
• Se solicitan a través del formulario de solicitud de compra de bienes o servicio.
• Según el valor del anticipo es posible la solicitud de expedición de pólizas al proveedor
• El proveedor debe radicar una cuenta de cobro para de esta manera la universidad realizar el desembolso de dicho anticipo.
• Una vez radicada la cuenta de cobro en CXP, el anticipo tiene un plazo de pago de una semana.
• Se legaliza con la factura final, la cual debe ser radicada por el proveedor antes del 25de cada mes, con fecha del mes en que se realizó el anticipo.
• El pago del saldo pendiente será programado de acuerdo con el lineamiento de pagos de la universidad.

¿Qué puedo pagar con tarjeta de crédito?

Compras asociadas a proveedores internacionales, que solo ofrecen esta forma de pago. Las compras autorizadas por este medio de pago son: inscripciones, membresías y publicaciones.

La compra de servicios diferentes a los conceptos autorizados (algunos servicios de tecnología, suscripciones a bases de datos etc.), generan un riesgo de erogación de recursos por parte de la universidad, dado que se asumen gastos por retenciones, además de impactar el valor del pago de renta. Estos valores aproximadamente corresponden a un 20% adicionales al valor de la compra.

¿Qué no podemos pagar con tarjeta de crédito?

No son permitidas las compras a proveedores nacionales dado que ellos están obligados a expedir facturas y a que se les practiquen las retenciones a que tengan lugar; el pago directo, no permite ejecutar dicho proceso.

El intermediario bancario es quien realiza las retenciones, no la universidad, esto representa un riesgo, dado que la universidad por ser un ente auto retenedor está obligado a realizar las retenciones en todas las compras que realice y notificarlas ante la DIAN.

¿Qué debo tener en cuenta al hacer la solicitud de pago con tarjeta de crédito?

• Diligenciar el formulario de apoyo pago a proveedores y en observaciones incluir: el link de pago y la autorización de las retenciones asumidas cuando sean solicitudes diferentes a: inscripciones, membresías y publicaciones.
• Disponibilidad de tiempo del solicitante en la unidad, para una reunión por Teams, Zoom etc. y realizar el pago en línea.
• Luego de realizado el pago, enviar la factura generada por la entidad, la cual debe ser solicitada a nombre de la Universidad de los Andes con fecha vigente, para desde el servicio de compras legalizar el pago ante CXP

¿Cuándo se legalizan las compras realizadas con tarjeta de crédito?

Las compras realizadas con la tarjeta de crédito deben ser legalizadas el mes en el que se realizó el pago, por dos razones:

• Tema de retenciones (si aplica).
• Contar con los cupos disponibles para apoyar las solicitudes

¿Cuánto se demora el pago con Tarjeta de Crédito?

Depende de la disponibilidad del usuario de agendarse con la persona encargada del manejo de la tarjeta de crédito, dado que este pago se hace con acompañamiento de las personas que requieren el pago.

El tiempo de respuesta generalmente es entre 1 y 3 días hábiles.

¿Para las renovaciones de las licencias, necesito cotizaciones comparativas?

No se requiere comparativas ya que se está continuando una compra anterior.

Hay un contrato ligado a la compra ¿necesito cotizaciones comparativas?

No se requieren cotizaciones comparativas si existe un contrato vigente.

¿Qué tiempo se demora en realizar una compra?

Esto depende del tipo de compra y del grado de complejidad. La gestión de una orden de compra está en el rango de 3 a 10 días y la entrega depende de las condiciones de entrega pactadas con el proveedor.

¿Qué sucede si para mi compra necesito más de 1 cotización y no cuento con ellas?

Puede solicitarlas al servicio de compras por medio del formulario de solicitud de cotización.

¿Qué documentos adicionales o permisos debo tener en cuenta de acuerdo con mi compra?

Las diferentes categorías y subcategorías de compras tienen determinado los formatos, avales o pólizas que se requieren para la gestión de compra, ejemplo:

En la compra de un dron, además del formato de activos fijos, se requiere como requisito adicional una licencia de aviación y un seguro especial para uso del dron.

¿Con orden de compra qué podemos pagar a personas naturales?

Si el monto es menor o igual a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de compras, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:

• Gestionar con anticipación un aval con GHDO, de esta manera pueden verificar la relación contractual de la persona al momento de prestar el servicio a la universidad.

Este aval permite identificar al usuario el camino a tomar de la siguiente manera:

• Si efectivamente hay una relación contractual, el usuario debe solicitar la generación de una bonificación.
• Si no existe relación contractual, es el servicio de compras quien apoya el trámite del pago.
• Verificar el tercero creado en el ERP o solicitar la creación del mismo.
• Diligenciar el formulario de solicitud apoyo pago a proveedores, debidamente aprobado por el aprobador del gasto de la unidad, de acuerdo con la Política de delegación y atribuciones.

Si el monto es mayor a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de Contratación Civil en GHDO.

¿Qué es un activo fijo?

Activo Fijo es todo bien cuya vida útil es superior a un año, no está destinado para la venta y cuyo valor de adquisición es superior a 50 UVT (Unidad de Valor Tributario año 2024 $47.065). Total Monto Activo Fijo $2.353.250

Las siguientes descripciones serán registradas como activos fijos así tengan un valor inferior a 50 UVT:

• Computador y Tablet
• Televisor
• Amplificador de Audio y Sonido
• Agitador
• Balanza para Laboratorio
• Proyector
• Sistema de Electroforesis
• Sonómetro
• PH-Metro

Si requiere información adicional sobre activos fijos, consulte aquí  

¿Qué hay  que tener en cuenta en la compra de repuestos o parte adicional de un activo, accesorios?

Repuesto: parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Se debe indicar el valor de la parte que se reemplazará para poderla dar de baja.

El servicio de compras entra a validar con el área de activos fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como activo fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el formato de activos fijos previamente diligenciado.

¿Cuándo es necesaria la expedición de pólizas?

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados, arroja la necesidad de generar pólizas.

¿Cuáles son los inventarios que maneja el almacén general?

• Elementos de stock institucional tales como: café, crema instantánea, resmas de papel y cajas de archivo. El almacén se encarga de distribuirlos según los requerimientos de las diferentes unidades.
• Inventario de reintegrados: elementos en buen estado susceptibles a ser reutilizados o donados (equipos, mobiliario) o elementos que por su mal estado se dan de baja (venta de subasta).
• Para el caso de los reintegrados las unidades deben diligenciar el formato de reporte de novedad y enviarlo al correo: moviacti@uniandes.edu.co

¿Cuáles son los bienes que puede recibir directamente el almacén general?

• Sustancias controladas, elementos de oficina y cafetería, línea institucional de café, crema para el café, resmas de papel, cajas de archivo, mobiliario, equipos de cómputo y periféricos, maquinaria – equipos y elementos de laboratorio que se pueden manejar en el espacio físico, por tamaño y peso.

Las compras de los elementos mobiliarios o equipos realizadas por el proceso de importación.

¿Cuáles son los bienes que no son recibidos en el almacén general?

Elementos inventariables de las unidades que manejan directamente sus inventarios, sustancias químicas de manejo riesgoso, seres vivos o unicelulares, alimentos consumibles, elementos de gran volumen, peso o que requieran cadena de refrigeración en los cuales el almacén general realiza un acompañamiento, previamente coordinado con las unidades y las áreas que apoyan dichos desplazamientos y elementos de obra y construcción.

¿Quién es el encargado de hacer la entrada de mercancía a los bienes comprados?

• Bien entregado en el almacén general: el almacén es el encargado de gestionar la entrada de mercancía en el ERP e informar al responsable de la orden de compra con copia al solicitante, sea de compras o de contratos de egresos, quienes son los responsables de enviar al proveedor el número de orden de compra y de entrada de mercancía para la radicación de la factura.
• Bien entregado en la unidad: la unidad es la responsable de diligenciar el formato de entrada de mercancía, informando que recibió a satisfacción el bien. De esta manera compras es el encargado de gestionar la entrada de mercancía en el ERP e informar al responsable de la orden de compra con copia al solicitante, sea de compras o de contratos de egresos, quienes son los responsables de enviar al proveedor el número de orden de compra y de entrada de mercancía para la radicación de la factura.

¿Qué hago si la mercancía me llega dañada o no me coincide la mercancía recibida con lo solicitado en la orden de compra?

Se debe hacer la devolución del bien al proveedor. La gestión de devoluciones y garantías es apoyada por el almacén general en la ext. 3286.

¿Cuáles son los proveedores institucionales de bienes en stock de la Universidad?

• Café Devotion Nit. 900.104.550
• Tostacafé Nit. 901.215.882
• La Recetta Nit. 900.213.759
• Litoarchivo Nit. 900.006.815
• Fabricartón Nit. 900.068.834
• Dispapeles Nit. 860.028.580