Vicerrectoría Administrativa y Financiera | octubre 30 de 2024
Un proyecto innovador que conecta ciencia, tecnología y marketing, desarrollado por dos estudiantes de Ingeniería Química.
Buscando fortalecer la identidad de la Tienda Uniandes y ofrecer una experiencia única a sus visitantes, dentro de la Universidad de los Andes se ha desarrollado una fragancia exclusiva que encapsula la esencia de su Campus. El proyecto, desarrollado por dos estudiantes de Ingeniería Química, ha involucrado un proceso de investigación que combina ciencia, tecnología y marketing olfativo.
El origen de la iniciativa
La idea de crear una fragancia distintiva para la Tienda Uniandes surgió como una propuesta innovadora de la Gerencia de Negocios Institucionales. “Queríamos darle más identidad y un posicionamiento distinto a la tienda. La meta es que, al oler esta fragancia, nuestros estudiantes y egresados recuerden inmediatamente a la Tienda Uniandes, sin necesidad de leer el nombre”, explica Marcela Ariza, Gerente de Negocios Institucionales. Para ello, se recurrió al departamento de Ingeniería Química, donde los profesores Andrés González y Oscar Álvarez, propusieron a sus alumnos la idea; dos de ellos, Laura Díaz y Juan Ordóñez, asumieron el reto.
“En el mundo de diseño de productos, los ingenieros químicos diseñamos sensaciones. Al final de la formación, nuestros ingenieros se encuentran con el curso Proyecto de Desarrollo Profesional. En este curso buscamos que los estudiantes integren elementos para que con los proyectos que desarrollen impacten en su entorno”, comenta Oscar Álvarez, profesor del departamento de Ingeniería Química.
El proceso de desarrollo
Laura Díaz, de 24 años y Juan Ordoñez, de 22 años, fueron los dos estudiantes de Ingeniería Química que, a puertas de finalizar su carrera profesional, decidieron emprender el reto de desarrollar la fragancia para la Tienda Uniandes. La investigación comenzó por identificar los elementos característicos del Campus de la Universidad: su locación en el centro de la ciudad en medio de cerros con una variedad de flora característica fue el punto de partida para crear la fragancia.
“Fuimos al Museo de Historia Natural de la Universidad. Allí nos explicaron que alrededor de nuestro Campus había muchos árboles como el pino romerón, el roble, el cedro y el ciprés”, comenta Laura. “Además, hicimos recorridos por la Universidad, observando las flores, plantas y árboles. Dentro de esas flores, encontramos jazmín, que huele muy rico. Pensamos en utilizar estas flores para generar un extracto, pero era un procedimiento muy largo, sin embargo, todo este acercamiento nos ayudó en la etapa de estudio y de ideación”, añade Juan.
La investigación no solo se basó en los elementos característicos del Campus, sino también en las tendencias globales de perfumería. Descubrieron que los aromas cítricos llaman la atención de los clientes y los predisponen a comprar, por lo que este hallazgo fue relevante para incluirlo en sus prototipos.
El laboratorio 305 del edificio Mario Laserna (ML) fue el lugar donde inició el desarrollo de la fragancia. Utilizando una formulación estándar de la industria como base, se experimentó con diversas notas cítricas, amaderadas y florales, creando 24 prototipos. Durante la evaluación, se evidenció que las fragancias con pino eran demasiado abrumadoras, lo que condujo a una selección más refinada. A partir de pruebas realizadas en la nariz electrónica de volatilidad y estabilidad, se redujeron los 24 prototipos iniciales a 7 y finalmente a 3.
“Después de las pruebas en la nariz electrónica, hicimos un panel sensorial de no expertos. Utilizamos 50 personas y decidimos hacerlo en el Edificio ML, donde pasa mucha gente y en su mayoría son estudiantes. Las preguntas iban relacionadas con la intensidad, la relación con la Universidad y la preferencia. A partir de este panel, tuvimos la fragancia que se convertiría en el aroma identitario de la Tienda Uniandes: una fragancia compuesta de limón, peony white musk y vainilla francesa. Sus notas cítricas y un aroma amaderado reflejan el entorno de nuestra Universidad”, concluye Juan.
*Proceso de elaboración de los prototipos a través de la mezcla de diferentes aromas.
*Proceso de elaboración de los prototipos a través de la mezcla de diferentes aromas.
Laura comparte su entusiasmo: “para mí, sería increíble que la fragancia quedara en la tienda. Sería como que la gente pudiera decir ‘este aroma me recuerda a los Andes’.” Juan también expresa sus expectativas: “mis expectativas son grandes. Me genera mucha ilusión que algo que hicimos en conjunto pueda quedar dentro de la Universidad. Desde el inicio trabajamos en este proyecto y si se llega a implementar, va a ser algo que me llenará de orgullo y emoción, especialmente si se expande.”
Marketing olfativo y el aprovechamiento de la capacidad institucional
El marketing olfativo es una estrategia de mercadeo donde el eje central es el uso de fragancias y olores distintivos para influir en las emociones y comportamientos de las personas. Los aromas evocan recuerdos y sensaciones en el consumidor al momento de reconocer la fragancia. Esta estrategia es altamente utilizada por tiendas y franquicias para mejorar la experiencia de compra y fidelización.
“Parte de lo que promovemos desde negocios institucionales es el aprovechamiento de la capacidad institucional: no se trata de inventar algo porque sí, sino de cómo ese algo va a conectar, por ejemplo, con el uso de la tecnología disponible en nuestros laboratorios como la nariz electrónica”, comenta Marcela Ariza, Gerente de Negocios Institucionales.
*Fotografía de la nariz electrónica del laboratorio 305 del edificio Mario Laserna (ML). La nariz electrónica es un dispositivo que detecta y analiza olores usando sensores y algoritmos, imitando la función olfativa humana. Tomada por: departamento de Ingeniería Química y Alimentos.
*Fotografía de la nariz electrónica del laboratorio 305 del edificio Mario Laserna (ML). La nariz electrónica es un dispositivo que detecta y analiza olores usando sensores y algoritmos, imitando la función olfativa humana. Tomada por: departamento de Ingeniería Química y Alimentos.
Actualmente, el proyecto ha alcanzado la etapa de prototipo de laboratorio, habiendo completado todas las fases iniciales de ingeniería. Próximamente, se llevarán a cabo pruebas piloto para evaluar diferentes estrategias de volatilización, es decir, cómo hacer que la fragancia se disperse en el ambiente deseado. Estas pruebas permitirán determinar cuál de las estrategias tiene mejor aceptación y produce los efectos más positivos en la tienda.
“Este tipo de sinergias entre la academia y la administración permite que los estudiantes enfrenten problemas interesantes y se formen con la calidad que necesitamos”, menciona Andrés González, profesor del departamento de Ingeniería Química. Con este proyecto, la Universidad de los Andes no solo demuestra su capacidad para innovar y conectar la ciencia con el mercado, sino que también refuerza su compromiso con la formación de alta calidad y la diversificación de ingresos.
Periodista: Eliana Moreno
Editora en jefe: Adriana Prada
Durante esta semana, dimos inicio a las sesiones explicativas con cada líder para aclarar dudas sobre el diagnóstico inicial y los pain points identificados. La colaboración y el diálogo han sido esenciales en este proceso.
En cuanto a los avances de Akky, el equipo continúa trabajando arduamente en la construcción de entregables del modelo para cada servicio, validando el estado futuro y cuantificando los beneficios.
Además, realizamos la sesión de cierre del acompañamiento individual del equipo transversal para líderes, donde compartimos momentos valiosos de agradecimiento y retroalimentación. Las lecciones aprendidas en esta sesión serán fundamentales para las siguientes fases y nos permitirán seguir colaborando para lograr experiencias extraordinarias en nuestros servicios.
Durante esta semana llevamos a cabo sesiones de entendimiento y co-creación con los servicios de compras y de aulas. Además, Akky avanzó en el entregable de “pain points” y su impacto en los estándares de experiencia, así como en el diagnóstico de experiencias extraordinarias de los servicios.
Estos documentos son clave para entender y tomar acciones oportunas y eficientes que nos permitan seguir mejorando la experiencia de nuestras personas usuarias y continuar construyendo juntos el servicio con el que soñamos.
👉 Cerramos la semana 14 con un avance del 81% en el proyecto.
Durante esta semana, tuvimos workshops presenciales con los servicios de compras, servicios al aula, Akky y nuestros aliados estratégicos.
Estos espacios de co-creación nos han permitido avanzar juntos, ampliando nuestras perspectivas y consolidando nuestro propósito compartido: transformar vidas a través de nuestros servicios. Al colaborar de manera conjunta, no solo generamos ideas innovadoras, sino que también fortalecemos nuestro compromiso con la mejora continua.
Aquí les compartimos algunos testimonios de nuestros aliados estratégicos que nos acompañaron en las sesiones:
Durante esta semana seguimos con los workshops virtuales junto con el equipo de Compras, recopilando información clave para fortalecer la mejora continua de nuestros servicios y procesos en la Vicerrectoría. Hasta la fecha, hemos logrado un avance general del 78% en el proyecto.
Uno de los pilares de este rediseño es la implementación de estándares de experiencia, con los cuales buscamos simplificar y acercar los procesos a las personas usuarias, apoyándonos en la tecnología para hacerlos más robustos.
Nos enfocamos en crear procesos basados en la confianza: auto-gestionables, ágiles, intuitivos y simples, siempre poniendo a las personas en el centro de nuestras acciones.
Cada paso que damos hacia la mejora continua es un paso hacia la transformación. Al construir procesos más simples y humanos, creamos experiencias que no solo tienen impacto hoy, sino que inspiran un futuro mejor.
Durante esta semana la consultora Akky ha estado realizando el análisis y evaluación de los datos e información recopilados a lo largo de las últimas 10 semanas, el cual, arrojará unos primeros resultados de cómo se transformarán los servicios de Compras, Apoyo Financiero y Servicios al Aula.
Además, junto con el equipo de Apoyo Financiero, la coordinación de Doctorados de la Vicerrectoría de Investigación y Creación (VIC), la coordinación de Información y Analítica para la Investigación y la consultora Akky, se llevó a cabo una sesión que dio continuidad a las sesiones de co-creación de Servicio Financiero a Estudiantes (SFE), en donde se identificaron oportunidades de mejora en las actividades del proceso de renovación de apoyos financieros de doctorado y se intercambiaron sueños e ideales para la fortalecer la experiencia del estudiante.
Por último, los equipos de Seguridad y Servicios Básicos tuvieron un primer encuentro, donde pudieron presentar el funcionamiento actual de sus servicios. A partir de esto, podrán empezar a familiarizarse con la metodología del modelo de atención y servicio transversal.
¡Seguimos avanzando!
Esta semana tuvimos sesiones uno a uno con los líderes de los servicios, los espacios estuvieron enfocados en fortalecer la comunicación escrita en entornos de servicio a través del uso de la inteligencia artificial. Durante el encuentro, abordamos cómo las herramientas de IA pueden mejorar la calidad y efectividad de nuestras respuestas por correo electrónico.
Exploramos diversos aspectos, como el tono y estilo adecuados para cada audiencia, el nivel de atención necesario y los atributos específicos que debemos considerar de acuerdo con el caso. Nuestro objetivo es garantizar que nuestras interacciones escritas sean claras, precisas y alineadas con las expectativas y necesidades de las personas usuarias.
Esta semana llevamos a cabo talleres presenciales de Co-creación con líderes de los servicios seleccionados, miembros de los equipos primarios, aliados estratégicos y personas usuarias. Estos encuentros, basados en la confianza y la participación, tienen como objetivo generar soluciones valiosas y propiciar experiencias extraordinarias.
En las sesiones, abordamos tanto los logros actuales como las áreas que necesitan mejoras y rediseño. Escuchamos atentamente la voz de nuestras personas usuarias, lo que nos ayudó a identificar puntos clave para mejorar el servicio que queremos ofrecer.
¡Sigamos transformándonos y avanzando como una sola Universidad!
En esta semana, logramos avances significativos en la revisión de los subprocesos de los servicios seleccionados para su rediseño. Los líderes de los tres procesos escogidos, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky han participado activamente en los talleres virtuales de co-creación.
También entregamos a los líderes y coordinadores las encuestas de servicio y de tiempos, con las que se obtendrá información valiosa para el diseño futuro de los servicios y la cuantificación de los beneficios del proyecto.
¡Seguimos transformándonos como Vicerrectoría!
Esta semana continuamos avanzando en las sesiones de Co-creación. En estos encuentros, hemos trabajado en la revisión de las actividades y subprocesos con los líderes de los servicios seleccionados, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky.
También tuvimos nuestros espacios uno a uno con líderes, donde hablamos de creatividad e innovación, y reflexionamos sobre la importancia de pensar fuera de la caja. Estos espacios nos han permitido no solo mejorar lo que ya hacemos, sino también abrirnos a nuevas formas de pensar y actuar.
Durante esta semana, seguimos con energía y continuamos con la recopilación de información base para los workshops, garantizando que cada detalle esté bien fundamentado para los próximos pasos. También llevamos a cabo nuestro workshop de Mapas de Experiencia, enfocado en mejorar la experiencia del usuario en el servicio de compras y servicios al aula. En esta primera fase de los workshops, nos acompañaron los líderes de los servicios, algunas personas de los equipos primarios, así como representantes de Akky, experiencia, gestión del cambio y comunicaciones. Además, en el workshop con el servicio de compras nos acompañaron algunas personas del área de abastecimiento.
Esta semana logramos avances significativos con los pre-works. En estos encuentros, revisamos la recopilación de información e identificamos puntos clave para los workshops.
Estos pre-works se llevaron a cabo con los líderes de los servicios seleccionados. Además, disfrutamos de una enriquecedora sesión sobre lenguaje inclusivo y neutro. Este aprendizaje fortalecerá nuestra comunicación, haciéndola más respetuosa y alineada con nuestros valores de calidad y servicio.
Esta semana, Akky se dedicó a comprender a fondo el material y la información recibida, concentrándose en identificar puntos clave, conexiones, y en entender cómo funcionan los procesos de los servicios.
También realizamos sesiones uno a uno con nuestros líderes, enfocadas en fortalecer sus habilidades y proporcionarles herramientas esenciales para su desarrollo, con el objetivo de que las repliquen con sus equipos. Durante estos encuentros, abordamos temas fundamentales como el propósito personal, la comunicación asertiva, el liderazgo transformador y la visión conjunta de nuestros servicios y lo que debemos hacer para alcanzarla.
¿Alguna vez han pensado en sus servicios como si fueran personas? Junto con los líderes de los servicios de compras, servicios al aula y apoyo financiero, ¡les dimos vida! Utilizando metodologías de diseño de experiencias extraordinarias, personificamos los servicios, identificando sus fortalezas, desafíos y, lo más importante, las necesidades de las personas que interactúan con ellos.
En este encuentro, cada líder dibujó el servicio con el que soñaba, y con la ayuda de inteligencia artificial, les mostramos cómo se verían si fueran personas. Les compartimos los resultados:
Durante esta semana, en compañía del equipo directivo, Akky, líderes de los servicios y ejecutores, vivimos el arranque del proyecto para el rediseño de los servicios seleccionados en la VAF.
En este espacio, compartimos los objetivos del proyecto, las expectativas de participación, las buenas prácticas, el plan de trabajo para esta semana, los avances y los canales para mantenernos informados.
En la segunda parte de la jornada, Akky nos presentó herramientas clave y la metodología propuesta, que busca generar experiencias extraordinarias y eficiencias operativas, teniendo a las personas usuarias en el centro de nuestras acciones.
¡Revivamos los mejores momentos haciendo clic en el video!
¡Así se vivieron nuestras sesiones de Kick-off y taller de metodología!
En este espacio, se contó con la participación de Akky, el equipo directivo VAF, líderes de los servicios seleccionados, equipos primarios y los ejecutores.
En esta semana, logramos avances significativos en nuestro plan de trabajo con Akky. Se llevaron a cabo sesiones clave para el mapeo de procesos, la creación de la encuesta del Modelo, y se inició el Análisis de Stakeholders, lo cual, permitió recopilar información sobre los tres servicios seleccionados, avanzar en la estrategia de gestión del cambio y definir la estrategia para involucrar a las facultades. En ese punto, alcanzamos un avance general del 38% del proyecto.
Durante esta semana, los líderes de los tres servicios seleccionados fueron acompañados por el equipo directivo, el equipo de experiencia y Akky Consulting en las primeras entrevistas para identificar puntos de encuentro y establecer un entendimiento sobre los procesos.
También se realizaron sesiones uno a uno con los equipos de comunicaciones, cultura y experiencia. Sabemos que un punto clave para el éxito de este proyecto es mantener a nuestro equipo informado sobre avances, logros y novedades. Recordemos que este es un esfuerzo de todos y que la comunicación es horizontal y en doble vía.
