Respondemos a tus necesidades de desarrollar una planeación financiera de corto y largo plazo, articulando los objetivos estratégicos con las capacidades financieras de la Universidad. Apóyate en tu gestor de presupuesto.
Recuerda que las solicitudes o incidentes técnicos asociados a la plataforma las puedes crear en el portal Missolicitudes, seleccionando las opciones en el siguiente orden: Servicios Administrativos, Oracle Cloud, Oracle Presupuesto.
Te apoyamos en la construcción de modelos financieros para las nuevas iniciativas de negocio que tengas en tu facultad o unidad administrativa.
Si cuentas con un acompañamiento integral por parte de los gestores de presupuesto de la Dirección Financiera, ellos te apoyarán con el registro del presupuesto, si cuentas con un acompañamiento estratégico el registro lo realizará la persona que haya sido asignada al interior de tu facultad o unidad administrativa. Consulta el equipo de gestores y su distribución en la Universidad para conocer tu gestor.
Contacta directamente a tu gestor conforme a la distribución de unidades.
Si tu solicitud esta relacionada a una falla o solicitud técnica ingresa al portal Missolicitudes opción Solicitud – Servicios Administrativos – Oracle Cloud – Oracle presupuesto.
En la actualidad el sistema designado para el registro de Presupuesto es EPM Oracle, la cuál tiene los siguientes beneficios:
-Agilidad en el proceso
-Conexión desde la nube
-Procesos intuitivos para el Usuario
-Nueva estructra financiera
-SMART VIEW
Debes tener en cuenta la proyección de Ingresos y Gastos conforme a las actividades de la Unidad, además de las directrices y lineamientos de presupuesto, acompañado de una estrategia operativa de mediano plazo. Puedes apoyarte en tu gestor de presupuesto.
En la etapa presupuestal puedes diligenciar los formularios de ingresos, gastos e inversiones, traslados y costos de personal
De acuerdo al perfil de usuario, la herramienta desplegará un listado de informes disponibles; estos informes están relacionados con el seguimiento presupuestal de la unidad, puedes encontrar:
-Consolidado de costos de personal
-Consolidado de Presupuesto trienal
-Tableros de Planeación FInanciera LP
La herramienta está disponible para que descargues la información que requieras cuantas veces lo necesites.
No, los informes que se tienen disponibles son aquellos que se pueden descargar directamente de la herramienta.
La herramienta está habilitada de acuerdo a lo establecido del plan de trabajo de presupuesto. En este caso, el registro de presupuesto lo podrás realizar desde el 1 de octubre hasta el 31 de octubre.
Sí se encuentra dentro del mes de presupuestación, el valor puede ser ajustado o rechazado por el usuario aprobador. Ten en cuenta lo siguiente:
1. Presupuesto de Ingresos y Gastos, se ingresa al formulario correspondiente y se corrige el valor durante el proceso de presupuesto.
2. Presupuesto de traslados, se debe ingresar en el fomulario de traslados un registro con las combinaciones (Unidad, centro de costo, objeto, fondo, sede, concepto) que se desea ajustar o anular y el valor con signo contrario.
3. Presupuesto de nómina, se debe ingresar en el fomulario correspondiente de nómina un registro con las combinaciones (Unidad, centro de costo, objeto, fondo, sede, concepto) que se desea ajustar y el valor correspondiente.
Sí el valor ya fue aprobado y se encuentra dentro del consolidado de cifras de la universidad, se debe escalar con tu gestor de presupuesto de la Dirección financiera.
Valida que la conexión de internet cumpla los requerimientos de funcionamiento, de no lograr el cargue de la herramienta debes contactar al equipo de Soporte de DSIT, a través del portal de Missolicitudes opción Incidente – Servicios Administrativos – Oracle Cloud – Oracle presupuesto.
Debes contactar al equipo de Soporte de DSIT, a través del portal Missolicitudes opción Incidente – Servicios Administrativos – Oracle Cloud – Oracle presupuesto.
Existen dos opciones en las que puedes registrar información, la primera mediante el navegador web y la segunta a través de Excel (Smart View previamente instalado).
Debes contactar al equipo de Soporte de DSIT, ingresa al portal Missolicitudes opción solicitud – Servicios Administrativos – Oracle Cloud – Oracle presupuesto.
Existe una matriz de información homologada de los Centros de Costo de SAP, la cual ha sido validada con cada una de las unidades de la Universidad. Esta información la puedes consultar con el gestor de presupuesto de tu facultad o unidad administrativa.
Deben solicitar la información al Gestor de presupuesto asignado para su área o unidad.
Durante esta semana la consultora Akky ha estado realizando el análisis y evaluación de los datos e información recopilados a lo largo de las últimas 10 semanas, el cual, arrojará unos primeros resultados de cómo se transformarán los servicios de Compras, Apoyo Financiero y Servicios al Aula.
Además, junto con el equipo de Apoyo Financiero, la coordinación de Doctorados de la Vicerrectoría de Investigación y Creación (VIC), la coordinación de Información y Analítica para la Investigación y la consultora Akky, se llevó a cabo una sesión que dio continuidad a las sesiones de co-creación de Servicio Financiero a Estudiantes (SFE), en donde se identificaron oportunidades de mejora en las actividades del proceso de renovación de apoyos financieros de doctorado y se intercambiaron sueños e ideales para la fortalecer la experiencia del estudiante.
Por último, los equipos de Seguridad y Servicios Básicos tuvieron un primer encuentro, donde pudieron presentar el funcionamiento actual de sus servicios. A partir de esto, podrán empezar a familiarizarse con la metodología del modelo de atención y servicio transversal.
¡Seguimos avanzando!
Esta semana tuvimos sesiones uno a uno con los líderes de los servicios, los espacios estuvieron enfocados en fortalecer la comunicación escrita en entornos de servicio a través del uso de la inteligencia artificial. Durante el encuentro, abordamos cómo las herramientas de IA pueden mejorar la calidad y efectividad de nuestras respuestas por correo electrónico.
Exploramos diversos aspectos, como el tono y estilo adecuados para cada audiencia, el nivel de atención necesario y los atributos específicos que debemos considerar de acuerdo con el caso. Nuestro objetivo es garantizar que nuestras interacciones escritas sean claras, precisas y alineadas con las expectativas y necesidades de las personas usuarias.
Esta semana llevamos a cabo talleres presenciales de Co-creación con líderes de los servicios seleccionados, miembros de los equipos primarios, aliados estratégicos y personas usuarias. Estos encuentros, basados en la confianza y la participación, tienen como objetivo generar soluciones valiosas y propiciar experiencias extraordinarias.
En las sesiones, abordamos tanto los logros actuales como las áreas que necesitan mejoras y rediseño. Escuchamos atentamente la voz de nuestras personas usuarias, lo que nos ayudó a identificar puntos clave para mejorar el servicio que queremos ofrecer.
¡Sigamos transformándonos y avanzando como una sola Universidad!
En esta semana, logramos avances significativos en la revisión de los subprocesos de los servicios seleccionados para su rediseño. Los líderes de los tres procesos escogidos, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky han participado activamente en los talleres virtuales de co-creación.
También entregamos a los líderes y coordinadores las encuestas de servicio y de tiempos, con las que se obtendrá información valiosa para el diseño futuro de los servicios y la cuantificación de los beneficios del proyecto.
¡Seguimos transformándonos como Vicerrectoría!
Esta semana continuamos avanzando en las sesiones de Co-creación. En estos encuentros, hemos trabajado en la revisión de las actividades y subprocesos con los líderes de los servicios seleccionados, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky.
También tuvimos nuestros espacios uno a uno con líderes, donde hablamos de creatividad e innovación, y reflexionamos sobre la importancia de pensar fuera de la caja. Estos espacios nos han permitido no solo mejorar lo que ya hacemos, sino también abrirnos a nuevas formas de pensar y actuar.
Durante esta semana, seguimos con energía y continuamos con la recopilación de información base para los workshops, garantizando que cada detalle esté bien fundamentado para los próximos pasos. También llevamos a cabo nuestro workshop de Mapas de Experiencia, enfocado en mejorar la experiencia del usuario en el servicio de compras y servicios al aula. En esta primera fase de los workshops, nos acompañaron los líderes de los servicios, algunas personas de los equipos primarios, así como representantes de Akky, experiencia, gestión del cambio y comunicaciones. Además, en el workshop con el servicio de compras nos acompañaron algunas personas del área de abastecimiento.
Esta semana logramos avances significativos con los pre-works. En estos encuentros, revisamos la recopilación de información e identificamos puntos clave para los workshops.
Estos pre-works se llevaron a cabo con los líderes de los servicios seleccionados. Además, disfrutamos de una enriquecedora sesión sobre lenguaje inclusivo y neutro. Este aprendizaje fortalecerá nuestra comunicación, haciéndola más respetuosa y alineada con nuestros valores de calidad y servicio.
Esta semana, Akky se dedicó a comprender a fondo el material y la información recibida, concentrándose en identificar puntos clave, conexiones, y en entender cómo funcionan los procesos de los servicios.
También realizamos sesiones uno a uno con nuestros líderes, enfocadas en fortalecer sus habilidades y proporcionarles herramientas esenciales para su desarrollo, con el objetivo de que las repliquen con sus equipos. Durante estos encuentros, abordamos temas fundamentales como el propósito personal, la comunicación asertiva, el liderazgo transformador y la visión conjunta de nuestros servicios y lo que debemos hacer para alcanzarla.
¿Alguna vez han pensado en sus servicios como si fueran personas? Junto con los líderes de los servicios de compras, servicios al aula y apoyo financiero, ¡les dimos vida! Utilizando metodologías de diseño de experiencias extraordinarias, personificamos los servicios, identificando sus fortalezas, desafíos y, lo más importante, las necesidades de las personas que interactúan con ellos.
En este encuentro, cada líder dibujó el servicio con el que soñaba, y con la ayuda de inteligencia artificial, les mostramos cómo se verían si fueran personas. Les compartimos los resultados:
Durante esta semana, en compañía del equipo directivo, Akky, líderes de los servicios y ejecutores, vivimos el arranque del proyecto para el rediseño de los servicios seleccionados en la VAF.
En este espacio, compartimos los objetivos del proyecto, las expectativas de participación, las buenas prácticas, el plan de trabajo para esta semana, los avances y los canales para mantenernos informados.
En la segunda parte de la jornada, Akky nos presentó herramientas clave y la metodología propuesta, que busca generar experiencias extraordinarias y eficiencias operativas, teniendo a las personas usuarias en el centro de nuestras acciones.
¡Revivamos los mejores momentos haciendo clic en el video!
¡Así se vivieron nuestras sesiones de Kick-off y taller de metodología!
En este espacio, se contó con la participación de Akky, el equipo directivo VAF, líderes de los servicios seleccionados, equipos primarios y los ejecutores.
En esta semana, logramos avances significativos en nuestro plan de trabajo con Akky. Se llevaron a cabo sesiones clave para el mapeo de procesos, la creación de la encuesta del Modelo, y se inició el Análisis de Stakeholders, lo cual, permitió recopilar información sobre los tres servicios seleccionados, avanzar en la estrategia de gestión del cambio y definir la estrategia para involucrar a las facultades. En ese punto, alcanzamos un avance general del 38% del proyecto.
Durante esta semana, los líderes de los tres servicios seleccionados fueron acompañados por el equipo directivo, el equipo de experiencia y Akky Consulting en las primeras entrevistas para identificar puntos de encuentro y establecer un entendimiento sobre los procesos.
También se realizaron sesiones uno a uno con los equipos de comunicaciones, cultura y experiencia. Sabemos que un punto clave para el éxito de este proyecto es mantener a nuestro equipo informado sobre avances, logros y novedades. Recordemos que este es un esfuerzo de todos y que la comunicación es horizontal y en doble vía.
