Encuentra aquí la información, requisitos y procesos para gestionar tu viaje institucional.
Gestionamos la cotización de tiquetes, alojamiento, transporte, inscripciones y demás servicios asociados a los viajes institucionales, brindando alternativas y soluciones para las necesidades específicas de cada viaje.
Si ya definiste las opciones de tu viaje, realiza aquí la solicitud de compra de los servicios requeridos. A través de este canal también podrás gestionar modificaciones o cancelaciones cuando sea necesario.
Te acompañamos durante todo tu viaje. Si tienes dudas o se presenta alguna novedad con los servicios de tu viaje, nuestro equipo está disponible para brindarte apoyo y asistencia cuando lo necesites. Consulta nuestras recomendaciones de viaje.
En caso de una emergencia de salud, comunícate con la ARL o con la póliza de asistencia médica de tu viaje internacional para recibir la atención correspondiente.
Procura solicitar las facturas de tus compras o servicios a nombre de la Universidad de los Andes · NIT 860007386-1. Estos soportes serán necesarios para la legalización de tu viaje. Si no puedes obtenerlas, puedes diligenciar el recibo de caja.
Para legalizar tu anticipo, envía al correo [email protected] las facturas de los gastos realizados durante el viaje. Puedes registrar los gastos de transporte directamente en el correo, o utilizar este formato y adjuntarlo.
Recibirás posteriormente el estado de cuenta de tu legalización, para tu revisión y aprobación.
Estamos contigo en cada etapa de tu viaje. Encuentra aquí recomendaciones y recursos para prepararte antes, durante y después de tu trayecto. Recuerda que, si requieres asesoría, cuentas con el acompañamiento del Servicio de Viajes.
👉 Desliza en el carrusel para ver todas las recomendaciones.
Confirma tu itinerario y verifica con anticipación las fechas, horarios y terminales de salida y llegada. Revisa también las condiciones de equipaje de tu tiquete aéreo, incluyendo el tipo y peso permitido, los artículos restringidos y las recomendaciones para su adecuado embalaje.
Descarga la aplicación de la aerolínea y realiza el check-in con al menos 24 horas de anticipación. También podrás monitorear el estado de tu vuelo.
Ten a la mano tu identificación vigente y el pase de abordaje, puedes llevarlo en tu dispositivo móvil o impreso.
Es indispensable contar con un seguro de viaje, especialmente en trayectos internacionales y para personas invitadas. Si eres un empleado de la Universidad cuentas con la cobertura y asistencia de la ARL durante tu viaje.Destinos internacionales
Consulta en Sherpa los requisitos de visado y documentos para tu destino y posibles escalas.
Mantente al día sobre las condiciones de salubridad y seguridad del país destino.
Ten en cuenta las diferencias horarias. Te recomendamos usar Microsoft Authenticator para acceder a tu cuenta Uniandes. Si utilizas mensaje o llamada como método de autenticación en dos pasos y estás fuera de Colombia sin roaming activado, no podrás recibir el código de acceso.
Si tienes inconvenientes con tu cuenta Uniandes, contacta a la Dirección de Servicios de Información y Tecnología a través de sus canales de atención:
Desde el Servicio de Viajes te notificaremos la fecha de pago de tu anticipo. Dependiendo de la entidad bancaria, el dinero podrá reflejarse en tu cuenta al día siguiente. Si presentas alguna novedad, contáctanos. Conoce más detalles sobre el manejo y la legalización de los anticipos: auxilios de gastos de viaje para invitados o estudiantes, gastos de viaje y gastos de investigación.
Ten presente que según las condiciones de financiación de tu viaje, puede no permitirse la legalización de gastos asociados a propinas, bebidas alcohólicas o invitaciones a terceros.
Te invitamos a consultar el lineamiento de viajes para más información.
Para legalizar tu anticipo, envía al correo [email protected] las facturas de los gastos realizados durante el viaje. Puedes registrar los gastos de transporte directamente en el correo, o utilizar este formato y adjuntarlo. Recibirás posteriormente el estado de cuenta de tu legalización, para tu revisión y aprobación.
Si requieres ayuda con el proceso de legalización del viaje, puedes agendar una cita de asistencia con nuestro equipo.
Puedes legalizar los anticipos de gastos de viaje mediante viáticos, sin presentar facturas. Aplican condiciones y restricciones, esta opción no aplica para anticipos de investigación. Te recomendamos considerar las implicaciones tributarias. Desde el Servicio de Viajes acompañamos a las facultades de la Universidad de los Andes en la planeación logística y la gestión de los cursos in situ. Estos viajes representan una experiencia de inmersión educativa y cultural única en la vida, abierta tanto a estudiantes como a personas externas a la Universidad.
Antes de tu viaje, asegúrate de contar con:
Recuerda que cuentas con el apoyo del Servicio de Viajes para validar la documentación necesaria según tu nacionalidad y destino.
El éxito de un viaje institucional es la anticipación con la que prepares tu viaje. Sigue estas recomendaciones para elegir tu tarifa de tiquete aéreo:
Desde el Servicio de Viajes priorizamos tarifas que permitan modificaciones, las cuales, gracias a nuestros convenios institucionales, suelen costar casi lo mismo que una tarifa básica pero con muchos más beneficios.
Debes realizar tu check-in en línea entre 24 y 48 horas antes de tu vuelo. Esto te permitirá evitar filas en el aeropuerto y confirmar tu asiento en el avión. Dependiendo de la tarifa de tu tiquete, podrás elegir tu asiento durante este proceso o la aerolínea te lo asignará automáticamente.
¿Tienes una contingencia durante tu viaje? Mantén la calma y revisa estas soluciones rápidas:
¿No pudiste resolverlo? ¡Siempre cuenta con nosotros! Estamos disponibles para apoyarte en las contingencias durante tu viaje, contáctanos por WhatsApp +57 310 550 6381.
Sigue estas indicaciones para para la correcta legalización de tu anticipo:
¡Te invitamos a agendar una reunión con el equipo del Servicio de Viajes! Nuestros especialistas en experiencias de viaje están disponibles para acompañarte en todo momento.
Detrás de cada viaje de la Universidad de los Andes está el Servicio de Viajes, un equipo de profesionales comprometido con diseñar, gestionar y acompañar la experiencia de viaje de la comunidad uniandina en sus actividades académicas, institucionales y de conexión con el mundo.
Desde la planeación hasta el regreso, brindamos orientación, apoyo y soluciones oportunas para que profesores, estudiantes, administrativos e invitados viajen con mayor tranquilidad, confianza y organización.
Universidad de los Andes | Vigilada Mineducación. Reconocimiento como Universidad: Decreto 1297 del 30 de mayo de 1964.
Reconocimiento personería jurídica: Resolución 28 del 23 de febrero de 1949 MinJusticia.
Ten en cuenta que los anticipos de gastos de viaje están exclusivamente destinados para cubrir gastos personales de:
En cumplimiento de la normatividad tributaria, si optas por realizar pagos mediante efectivo, transferencia o billetera virtual, la persona responsable del anticipo deberá asumir el pago de las respectivas retenciones, de acuerdo con la siguiente información:
Servicios Generales
Servicios hoteleros
Compras y transporte
Gasolina
$100.000
$100.000
$498.000
$1
6%
3,5%
3,5%
0,1%
Durante esta semana, dimos inicio a las sesiones explicativas con cada líder para aclarar dudas sobre el diagnóstico inicial y los pain points identificados. La colaboración y el diálogo han sido esenciales en este proceso.
En cuanto a los avances de Akky, el equipo continúa trabajando arduamente en la construcción de entregables del modelo para cada servicio, validando el estado futuro y cuantificando los beneficios.
Además, realizamos la sesión de cierre del acompañamiento individual del equipo transversal para líderes, donde compartimos momentos valiosos de agradecimiento y retroalimentación. Las lecciones aprendidas en esta sesión serán fundamentales para las siguientes fases y nos permitirán seguir colaborando para lograr experiencias extraordinarias en nuestros servicios.
Durante esta semana llevamos a cabo sesiones de entendimiento y co-creación con los servicios de compras y de aulas. Además, Akky avanzó en el entregable de “pain points” y su impacto en los estándares de experiencia, así como en el diagnóstico de experiencias extraordinarias de los servicios.
Estos documentos son clave para entender y tomar acciones oportunas y eficientes que nos permitan seguir mejorando la experiencia de nuestras personas usuarias y continuar construyendo juntos el servicio con el que soñamos.
👉 Cerramos la semana 14 con un avance del 81% en el proyecto.
Durante esta semana, tuvimos workshops presenciales con los servicios de compras, servicios al aula, Akky y nuestros aliados estratégicos.
Estos espacios de co-creación nos han permitido avanzar juntos, ampliando nuestras perspectivas y consolidando nuestro propósito compartido: transformar vidas a través de nuestros servicios. Al colaborar de manera conjunta, no solo generamos ideas innovadoras, sino que también fortalecemos nuestro compromiso con la mejora continua.
Aquí les compartimos algunos testimonios de nuestros aliados estratégicos que nos acompañaron en las sesiones:
Durante esta semana seguimos con los workshops virtuales junto con el equipo de Compras, recopilando información clave para fortalecer la mejora continua de nuestros servicios y procesos en la Vicerrectoría. Hasta la fecha, hemos logrado un avance general del 78% en el proyecto.
Uno de los pilares de este rediseño es la implementación de estándares de experiencia, con los cuales buscamos simplificar y acercar los procesos a las personas usuarias, apoyándonos en la tecnología para hacerlos más robustos.
Nos enfocamos en crear procesos basados en la confianza: auto-gestionables, ágiles, intuitivos y simples, siempre poniendo a las personas en el centro de nuestras acciones.
Cada paso que damos hacia la mejora continua es un paso hacia la transformación. Al construir procesos más simples y humanos, creamos experiencias que no solo tienen impacto hoy, sino que inspiran un futuro mejor.
Durante esta semana la consultora Akky ha estado realizando el análisis y evaluación de los datos e información recopilados a lo largo de las últimas 10 semanas, el cual, arrojará unos primeros resultados de cómo se transformarán los servicios de Compras, Apoyo Financiero y Servicios al Aula.
Además, junto con el equipo de Apoyo Financiero, la coordinación de Doctorados de la Vicerrectoría de Investigación y Creación (VIC), la coordinación de Información y Analítica para la Investigación y la consultora Akky, se llevó a cabo una sesión que dio continuidad a las sesiones de co-creación de Servicio Financiero a Estudiantes (SFE), en donde se identificaron oportunidades de mejora en las actividades del proceso de renovación de apoyos financieros de doctorado y se intercambiaron sueños e ideales para la fortalecer la experiencia del estudiante.
Por último, los equipos de Seguridad y Servicios Básicos tuvieron un primer encuentro, donde pudieron presentar el funcionamiento actual de sus servicios. A partir de esto, podrán empezar a familiarizarse con la metodología del modelo de atención y servicio transversal.
¡Seguimos avanzando!
Esta semana tuvimos sesiones uno a uno con los líderes de los servicios, los espacios estuvieron enfocados en fortalecer la comunicación escrita en entornos de servicio a través del uso de la inteligencia artificial. Durante el encuentro, abordamos cómo las herramientas de IA pueden mejorar la calidad y efectividad de nuestras respuestas por correo electrónico.
Exploramos diversos aspectos, como el tono y estilo adecuados para cada audiencia, el nivel de atención necesario y los atributos específicos que debemos considerar de acuerdo con el caso. Nuestro objetivo es garantizar que nuestras interacciones escritas sean claras, precisas y alineadas con las expectativas y necesidades de las personas usuarias.
Esta semana llevamos a cabo talleres presenciales de Co-creación con líderes de los servicios seleccionados, miembros de los equipos primarios, aliados estratégicos y personas usuarias. Estos encuentros, basados en la confianza y la participación, tienen como objetivo generar soluciones valiosas y propiciar experiencias extraordinarias.
En las sesiones, abordamos tanto los logros actuales como las áreas que necesitan mejoras y rediseño. Escuchamos atentamente la voz de nuestras personas usuarias, lo que nos ayudó a identificar puntos clave para mejorar el servicio que queremos ofrecer.
¡Sigamos transformándonos y avanzando como una sola Universidad!
En esta semana, logramos avances significativos en la revisión de los subprocesos de los servicios seleccionados para su rediseño. Los líderes de los tres procesos escogidos, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky han participado activamente en los talleres virtuales de co-creación.
También entregamos a los líderes y coordinadores las encuestas de servicio y de tiempos, con las que se obtendrá información valiosa para el diseño futuro de los servicios y la cuantificación de los beneficios del proyecto.
¡Seguimos transformándonos como Vicerrectoría!
Esta semana continuamos avanzando en las sesiones de Co-creación. En estos encuentros, hemos trabajado en la revisión de las actividades y subprocesos con los líderes de los servicios seleccionados, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky.
También tuvimos nuestros espacios uno a uno con líderes, donde hablamos de creatividad e innovación, y reflexionamos sobre la importancia de pensar fuera de la caja. Estos espacios nos han permitido no solo mejorar lo que ya hacemos, sino también abrirnos a nuevas formas de pensar y actuar.
Durante esta semana, seguimos con energía y continuamos con la recopilación de información base para los workshops, garantizando que cada detalle esté bien fundamentado para los próximos pasos. También llevamos a cabo nuestro workshop de Mapas de Experiencia, enfocado en mejorar la experiencia del usuario en el servicio de compras y servicios al aula. En esta primera fase de los workshops, nos acompañaron los líderes de los servicios, algunas personas de los equipos primarios, así como representantes de Akky, experiencia, gestión del cambio y comunicaciones. Además, en el workshop con el servicio de compras nos acompañaron algunas personas del área de abastecimiento.
Esta semana logramos avances significativos con los pre-works. En estos encuentros, revisamos la recopilación de información e identificamos puntos clave para los workshops.
Estos pre-works se llevaron a cabo con los líderes de los servicios seleccionados. Además, disfrutamos de una enriquecedora sesión sobre lenguaje inclusivo y neutro. Este aprendizaje fortalecerá nuestra comunicación, haciéndola más respetuosa y alineada con nuestros valores de calidad y servicio.
Esta semana, Akky se dedicó a comprender a fondo el material y la información recibida, concentrándose en identificar puntos clave, conexiones, y en entender cómo funcionan los procesos de los servicios.
También realizamos sesiones uno a uno con nuestros líderes, enfocadas en fortalecer sus habilidades y proporcionarles herramientas esenciales para su desarrollo, con el objetivo de que las repliquen con sus equipos. Durante estos encuentros, abordamos temas fundamentales como el propósito personal, la comunicación asertiva, el liderazgo transformador y la visión conjunta de nuestros servicios y lo que debemos hacer para alcanzarla.
¿Alguna vez han pensado en sus servicios como si fueran personas? Junto con los líderes de los servicios de compras, servicios al aula y apoyo financiero, ¡les dimos vida! Utilizando metodologías de diseño de experiencias extraordinarias, personificamos los servicios, identificando sus fortalezas, desafíos y, lo más importante, las necesidades de las personas que interactúan con ellos.
En este encuentro, cada líder dibujó el servicio con el que soñaba, y con la ayuda de inteligencia artificial, les mostramos cómo se verían si fueran personas. Les compartimos los resultados:
Durante esta semana, en compañía del equipo directivo, Akky, líderes de los servicios y ejecutores, vivimos el arranque del proyecto para el rediseño de los servicios seleccionados en la VAF.
En este espacio, compartimos los objetivos del proyecto, las expectativas de participación, las buenas prácticas, el plan de trabajo para esta semana, los avances y los canales para mantenernos informados.
En la segunda parte de la jornada, Akky nos presentó herramientas clave y la metodología propuesta, que busca generar experiencias extraordinarias y eficiencias operativas, teniendo a las personas usuarias en el centro de nuestras acciones.
¡Revivamos los mejores momentos haciendo clic en el video!
¡Así se vivieron nuestras sesiones de Kick-off y taller de metodología!
En este espacio, se contó con la participación de Akky, el equipo directivo VAF, líderes de los servicios seleccionados, equipos primarios y los ejecutores.
En esta semana, logramos avances significativos en nuestro plan de trabajo con Akky. Se llevaron a cabo sesiones clave para el mapeo de procesos, la creación de la encuesta del Modelo, y se inició el Análisis de Stakeholders, lo cual, permitió recopilar información sobre los tres servicios seleccionados, avanzar en la estrategia de gestión del cambio y definir la estrategia para involucrar a las facultades. En ese punto, alcanzamos un avance general del 38% del proyecto.
Durante esta semana, los líderes de los tres servicios seleccionados fueron acompañados por el equipo directivo, el equipo de experiencia y Akky Consulting en las primeras entrevistas para identificar puntos de encuentro y establecer un entendimiento sobre los procesos.
También se realizaron sesiones uno a uno con los equipos de comunicaciones, cultura y experiencia. Sabemos que un punto clave para el éxito de este proyecto es mantener a nuestro equipo informado sobre avances, logros y novedades. Recordemos que este es un esfuerzo de todos y que la comunicación es horizontal y en doble vía.
