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Oracle Cloud es la nueva herramienta bajo la cual gestionaremos los servicios y procesos administrativos, financieros y de gestión humana.
Con este cambio queremos llegar a ser una Sociedad 5.0, este es un concepto que busca crear una nueva realidad en donde el ser humano es el centro de las transformaciones tecnológicas. Por eso, te invitamos a vincularte y a participar a través del uso de la nueva plataforma Oracle que traerá enormes cambios a toda nuestra comunidad.
Cómo aprovechar la tecnología en beneficio tuyo, de tu comunidad y del planeta.
Ya eres parte del cambio, continúa construyendo con nosotros esta nueva realidad.
Un embajador 5.0 es un líder, un motivador al cambio; es alguien comprometido con la Universidad, con el desarrollo social, personal y profesional de toda la comunidad universitaria. ¿Quieres ser parte del cambio? ¡Únete, que nadie se quede atrás!
Contáctate con el o los embajadores de tu unidad para que te brinde(n) acompañamiento y resolución de dudas e inquietudes con Oracle Cloud.
En este espacio encontrarás respuestas a tus preguntas.
Por sus siglas en inglés “Enterprise Resource Planning”, el ERP es un sistema tecnológico que administra las actividades empresariales diarias como la contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos, el cumplimiento y la gestión de riesgos y las operaciones de la cadena de suministro.
Se integra con otros sistemas como EPM (Planificación, presupuestación, predicción e informe de resultados financieros), HCM (Gestión de talento humano).
Estos sistemas unifican una gran cantidad de procesos y habilitan el flujo de datos entre ellos.
En la actualidad, los sistemas de ERP son fundamentales para administrar miles de negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas empresas, la ERP es tan importante como la electricidad que mantiene las luces encendidas.
Adaptado de: https://www.oracle.com/mx/erp/what-is-erp/
Como Universidad teníamos el ERP SAP desde el año 2012 y, por cambios en la política de la plataforma, debíamos migrar a la nueva versión en la nube (ERP SAP S/4HANA). Con la necesidad de revisar qué implicaba ese cambio, decidimos realizar un análisis de diversas alternativas de ERP en la nube incluyendo escenarios con ERPs distintos a SAP, con el fin de determinar la mejor opción en costo beneficio para la Universidad.
Luego de analizar las opciones, contando con asesoría experta, la Universidad eligió el escenario de Oracle como la mejor opción, con un puntaje de 86 sobre 100, superior a las otras alternativas, e incluso, el nuevo ERP de SAP.
Ahora, estamos migrando a la nube con el objetivo de cuidar los recursos de la Universidad, y que el costo operativo de tecnologías que facilitan lo administrativo sea justo; la adopción de nuevas tecnologías y mejores prácticas a nivel internacional nos dan la posibilidad de reducir los costos de mantenimiento de la infraestructura tecnológica para aportar a la sostenibilidad de nuestra comunidad.
Sí, el software que no está en la nube (on-premise) no está diseñado para permitir responder al ritmo acelerado de los cambios actuales, adicionalmente, el gasto con la solución actual (SAP) se hubiese incrementado a una tasa superior al IPC por las personalizaciones existentes.
El dinero que se estaba invirtiendo en operar el sistema SAP, se utilizó en la implementación de la nueva solución.
Sí, este cambio nos trae la adopción de procesos estándar evitando las personalizaciones a las que veníamos acostumbrados, por lo tanto, algunos de los procesos se deben articular con la solución Oracle Cloud en forma manual, de esta manera se garantiza que el soporte y las actualizaciones sean menos costosas en términos financieros y operativos.
Una vez evaluados las alternativas de proveedores para cambiar de ERP el proyecto inició, oficialmente, el 23 de septiembre de 2019 y tendrá fin el 28 de febrero de 2021. ¡Tiempo récord para una implementación de tal magnitud única en Latinoamérica!
Implementamos los siguientes módulos: Gestión Financiera, Gestión de Compras, Nómina, Gestión Humana, Mantenimiento en Inventarios, Gestión de Proyectos, Gestión de Matrículas y Gestión de Desempeño Empresarial.
Y entre otros grandes resultados, logramos:
El proyecto finaliza con lo necesario para operar, pero hay que madurar los procesos, evaluar las cargas, revisar los perfiles de los cargos, desarrollar los reportes, realizar un plan de trabajo en conjunto con los directores que apoyen la estrategia de la Vicerrectoría.
Necesitamos una Sociedad 5.0. Este concepto busca crear una nueva realidad en donde el ser humano es el centro de las transformaciones tecnológicas como la que estamos viviendo hoy. Por eso, te compartimos este concepto porque con este cambio queremos llegar a ella, queremos vincularte, invitarte a participar a través del uso, aprendizaje, cercanía de la nueva plataforma Oracle que traerá enormes cambios a toda nuestra comunidad.
Por todo esto, te invitamos a:
¡Si cambias tú, cambiamos nuestra realidad!
No, todos los miembros de la comunidad Uniandina aportaremos para optimizar los tiempos de respuesta en las diferentes actividades o en la realización de actividades adicionales para apoyar este cambio.
Como seres humanos somos resistentes al cambio y justo ahora lo estamos siendo. Una Sociedad 5.0 es una invitación a adaptarnos poco a poco hasta llegar a los estándares internacionales donde las buenas prácticas, que se buscan con Oracle, nos sean cercanas.
En Colombia, estamos dando los primeros pasos en esta Sociedad 5.0, algunas entidades dedicadas a la tecnología se han encargado de fomentar la innovación tecnológica en el país a través de la creación de soluciones en telecomunicaciones, infraestructura IT, sistemas de seguridad e inteligencia artificial, dado paso a la conectividad en zonas muy apartadas del país, bajo el concepto de igualdad como uno de los valores más relevantes de esta nueva sociedad.
Nosotros desde la Universidad de los Andes, también vamos dando los primeros pasos para construir esta sociedad, una sociedad más justa, más sostenible y solidaria; y empezamos haciendo uso nuevas plataformas tecnológicas como Oracle, su implementación nos lleva a desaprender y aprender de nuevo, a adaptarnos al cambio, y estas situaciones son las que nos dan las bases para la construcción de la sociedad 5.0, una sociedad donde la tecnología fluye junto con el ser humano y le da las herramientas para potencializar sus capacidades e impactar de manera positiva todo su entorno.
Todos nosotros somos pieza clave en la construcción de esta sociedad y para ello el compromiso personal es indispensable, cada uno debe dar lo mejor de sí para aprender y desarrollar su labor de la mejor manera, permitiendo que el trabajo en equipo fluya y alcanzando entre todos las metas propuestas. La corresponsabilidad es uno de los valores fundamentales de la Sociedad 5.0. Empieza por mi y termina por todos.
Durante esta semana, dimos inicio a las sesiones explicativas con cada líder para aclarar dudas sobre el diagnóstico inicial y los pain points identificados. La colaboración y el diálogo han sido esenciales en este proceso.
En cuanto a los avances de Akky, el equipo continúa trabajando arduamente en la construcción de entregables del modelo para cada servicio, validando el estado futuro y cuantificando los beneficios.
Además, realizamos la sesión de cierre del acompañamiento individual del equipo transversal para líderes, donde compartimos momentos valiosos de agradecimiento y retroalimentación. Las lecciones aprendidas en esta sesión serán fundamentales para las siguientes fases y nos permitirán seguir colaborando para lograr experiencias extraordinarias en nuestros servicios.
Durante esta semana llevamos a cabo sesiones de entendimiento y co-creación con los servicios de compras y de aulas. Además, Akky avanzó en el entregable de “pain points” y su impacto en los estándares de experiencia, así como en el diagnóstico de experiencias extraordinarias de los servicios.
Estos documentos son clave para entender y tomar acciones oportunas y eficientes que nos permitan seguir mejorando la experiencia de nuestras personas usuarias y continuar construyendo juntos el servicio con el que soñamos.
👉 Cerramos la semana 14 con un avance del 81% en el proyecto.
Durante esta semana, tuvimos workshops presenciales con los servicios de compras, servicios al aula, Akky y nuestros aliados estratégicos.
Estos espacios de co-creación nos han permitido avanzar juntos, ampliando nuestras perspectivas y consolidando nuestro propósito compartido: transformar vidas a través de nuestros servicios. Al colaborar de manera conjunta, no solo generamos ideas innovadoras, sino que también fortalecemos nuestro compromiso con la mejora continua.
Aquí les compartimos algunos testimonios de nuestros aliados estratégicos que nos acompañaron en las sesiones:
Durante esta semana seguimos con los workshops virtuales junto con el equipo de Compras, recopilando información clave para fortalecer la mejora continua de nuestros servicios y procesos en la Vicerrectoría. Hasta la fecha, hemos logrado un avance general del 78% en el proyecto.
Uno de los pilares de este rediseño es la implementación de estándares de experiencia, con los cuales buscamos simplificar y acercar los procesos a las personas usuarias, apoyándonos en la tecnología para hacerlos más robustos.
Nos enfocamos en crear procesos basados en la confianza: auto-gestionables, ágiles, intuitivos y simples, siempre poniendo a las personas en el centro de nuestras acciones.
Cada paso que damos hacia la mejora continua es un paso hacia la transformación. Al construir procesos más simples y humanos, creamos experiencias que no solo tienen impacto hoy, sino que inspiran un futuro mejor.
Durante esta semana la consultora Akky ha estado realizando el análisis y evaluación de los datos e información recopilados a lo largo de las últimas 10 semanas, el cual, arrojará unos primeros resultados de cómo se transformarán los servicios de Compras, Apoyo Financiero y Servicios al Aula.
Además, junto con el equipo de Apoyo Financiero, la coordinación de Doctorados de la Vicerrectoría de Investigación y Creación (VIC), la coordinación de Información y Analítica para la Investigación y la consultora Akky, se llevó a cabo una sesión que dio continuidad a las sesiones de co-creación de Servicio Financiero a Estudiantes (SFE), en donde se identificaron oportunidades de mejora en las actividades del proceso de renovación de apoyos financieros de doctorado y se intercambiaron sueños e ideales para la fortalecer la experiencia del estudiante.
Por último, los equipos de Seguridad y Servicios Básicos tuvieron un primer encuentro, donde pudieron presentar el funcionamiento actual de sus servicios. A partir de esto, podrán empezar a familiarizarse con la metodología del modelo de atención y servicio transversal.
¡Seguimos avanzando!
Esta semana tuvimos sesiones uno a uno con los líderes de los servicios, los espacios estuvieron enfocados en fortalecer la comunicación escrita en entornos de servicio a través del uso de la inteligencia artificial. Durante el encuentro, abordamos cómo las herramientas de IA pueden mejorar la calidad y efectividad de nuestras respuestas por correo electrónico.
Exploramos diversos aspectos, como el tono y estilo adecuados para cada audiencia, el nivel de atención necesario y los atributos específicos que debemos considerar de acuerdo con el caso. Nuestro objetivo es garantizar que nuestras interacciones escritas sean claras, precisas y alineadas con las expectativas y necesidades de las personas usuarias.
Esta semana llevamos a cabo talleres presenciales de Co-creación con líderes de los servicios seleccionados, miembros de los equipos primarios, aliados estratégicos y personas usuarias. Estos encuentros, basados en la confianza y la participación, tienen como objetivo generar soluciones valiosas y propiciar experiencias extraordinarias.
En las sesiones, abordamos tanto los logros actuales como las áreas que necesitan mejoras y rediseño. Escuchamos atentamente la voz de nuestras personas usuarias, lo que nos ayudó a identificar puntos clave para mejorar el servicio que queremos ofrecer.
¡Sigamos transformándonos y avanzando como una sola Universidad!
En esta semana, logramos avances significativos en la revisión de los subprocesos de los servicios seleccionados para su rediseño. Los líderes de los tres procesos escogidos, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky han participado activamente en los talleres virtuales de co-creación.
También entregamos a los líderes y coordinadores las encuestas de servicio y de tiempos, con las que se obtendrá información valiosa para el diseño futuro de los servicios y la cuantificación de los beneficios del proyecto.
¡Seguimos transformándonos como Vicerrectoría!
Esta semana continuamos avanzando en las sesiones de Co-creación. En estos encuentros, hemos trabajado en la revisión de las actividades y subprocesos con los líderes de los servicios seleccionados, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky.
También tuvimos nuestros espacios uno a uno con líderes, donde hablamos de creatividad e innovación, y reflexionamos sobre la importancia de pensar fuera de la caja. Estos espacios nos han permitido no solo mejorar lo que ya hacemos, sino también abrirnos a nuevas formas de pensar y actuar.
Durante esta semana, seguimos con energía y continuamos con la recopilación de información base para los workshops, garantizando que cada detalle esté bien fundamentado para los próximos pasos. También llevamos a cabo nuestro workshop de Mapas de Experiencia, enfocado en mejorar la experiencia del usuario en el servicio de compras y servicios al aula. En esta primera fase de los workshops, nos acompañaron los líderes de los servicios, algunas personas de los equipos primarios, así como representantes de Akky, experiencia, gestión del cambio y comunicaciones. Además, en el workshop con el servicio de compras nos acompañaron algunas personas del área de abastecimiento.
Esta semana logramos avances significativos con los pre-works. En estos encuentros, revisamos la recopilación de información e identificamos puntos clave para los workshops.
Estos pre-works se llevaron a cabo con los líderes de los servicios seleccionados. Además, disfrutamos de una enriquecedora sesión sobre lenguaje inclusivo y neutro. Este aprendizaje fortalecerá nuestra comunicación, haciéndola más respetuosa y alineada con nuestros valores de calidad y servicio.
Esta semana, Akky se dedicó a comprender a fondo el material y la información recibida, concentrándose en identificar puntos clave, conexiones, y en entender cómo funcionan los procesos de los servicios.
También realizamos sesiones uno a uno con nuestros líderes, enfocadas en fortalecer sus habilidades y proporcionarles herramientas esenciales para su desarrollo, con el objetivo de que las repliquen con sus equipos. Durante estos encuentros, abordamos temas fundamentales como el propósito personal, la comunicación asertiva, el liderazgo transformador y la visión conjunta de nuestros servicios y lo que debemos hacer para alcanzarla.
¿Alguna vez han pensado en sus servicios como si fueran personas? Junto con los líderes de los servicios de compras, servicios al aula y apoyo financiero, ¡les dimos vida! Utilizando metodologías de diseño de experiencias extraordinarias, personificamos los servicios, identificando sus fortalezas, desafíos y, lo más importante, las necesidades de las personas que interactúan con ellos.
En este encuentro, cada líder dibujó el servicio con el que soñaba, y con la ayuda de inteligencia artificial, les mostramos cómo se verían si fueran personas. Les compartimos los resultados:
Durante esta semana, en compañía del equipo directivo, Akky, líderes de los servicios y ejecutores, vivimos el arranque del proyecto para el rediseño de los servicios seleccionados en la VAF.
En este espacio, compartimos los objetivos del proyecto, las expectativas de participación, las buenas prácticas, el plan de trabajo para esta semana, los avances y los canales para mantenernos informados.
En la segunda parte de la jornada, Akky nos presentó herramientas clave y la metodología propuesta, que busca generar experiencias extraordinarias y eficiencias operativas, teniendo a las personas usuarias en el centro de nuestras acciones.
¡Revivamos los mejores momentos haciendo clic en el video!
¡Así se vivieron nuestras sesiones de Kick-off y taller de metodología!
En este espacio, se contó con la participación de Akky, el equipo directivo VAF, líderes de los servicios seleccionados, equipos primarios y los ejecutores.
En esta semana, logramos avances significativos en nuestro plan de trabajo con Akky. Se llevaron a cabo sesiones clave para el mapeo de procesos, la creación de la encuesta del Modelo, y se inició el Análisis de Stakeholders, lo cual, permitió recopilar información sobre los tres servicios seleccionados, avanzar en la estrategia de gestión del cambio y definir la estrategia para involucrar a las facultades. En ese punto, alcanzamos un avance general del 38% del proyecto.
Durante esta semana, los líderes de los tres servicios seleccionados fueron acompañados por el equipo directivo, el equipo de experiencia y Akky Consulting en las primeras entrevistas para identificar puntos de encuentro y establecer un entendimiento sobre los procesos.
También se realizaron sesiones uno a uno con los equipos de comunicaciones, cultura y experiencia. Sabemos que un punto clave para el éxito de este proyecto es mantener a nuestro equipo informado sobre avances, logros y novedades. Recordemos que este es un esfuerzo de todos y que la comunicación es horizontal y en doble vía.
