Somos un equipo que facilita y acompaña los procesos transaccionales relacionados con la adquisición de bienes y servicios. Brindamos soporte en la gestión de compras por catálogo, pagos mediante fondo rotatorio y tarjetas de crédito, apoyo en el pago a proveedores, recepción de bienes y servicios, así como en la administración integral del Almacén General.
Encuentra herramientas, formularios y recursos útiles para gestionar tus solicitudes de manera rápida y sencilla.
Consulta el estado de tus compras, encuentra catálogos, proveedores y otros recursos de apoyo para gestionar tus solicitudes.
Consulta recursos de apoyo y normativa vigente, para gestionar tus procesos de compra con mayor facilidad.
Panamericana Outsourcing S.A.
A través de esta modalidad puedes adquirir elementos de oficina, papelería, cafetería y aseo.
¿Cómo funciona?
Taxis Libres S.A.
¿Cómo funciona?
Para inscribir a un usuario que necesite el servicio de transporte en taxi, puedes contactar a [email protected]
Actualización de usuarios: Los cambios de personas aprobadoras o generadoras de las solicitudes para compras de Outsourcing, deben solicitarse al área de Abastecimiento diligenciando el formato de cambio:
¿Cuál es la vigencia de los precios de los catálogos?
Depende de la negociación con cada proveedor. Consulta los listados de precios para verificar valores y tiempos de entrega.
¿No encuentras una referencia en los catálogos?
Solicita una cotización y se revisarán alternativas según tu necesidad.
¿Cuáles son las ventajas de comprar por catálogo?
¿Que puedo pagar con tarjeta de crédito?
Inscripciones, membresías, publicaciones y licencias de software/servicios.
¿Cuánto tarda el proceso?
De 1 a 3 días hábiles. Incluye el agendamiento de una breve videollamada para ejecutar el pago contigo.
Ten en cuenta: Los pagos a proveedores fuera del país pueden tener costos tributarios asociados.
¿Para las renovaciones de las licencias, necesito cotizaciones comparativas?
No se requieren comparativas, dado que se trata de la continuidad de una compra previamente realizada.
¿Qué tiempo requiere la gestión de una orden de compra?
La orden de compra se gestiona en un plazo de 1 a 3 días hábiles, siempre que el proveedor esté creado en el sistema y se cuente con la información requerida para su trámite.
¿Qué sucede si para mi compra necesito revisar cotizaciones y no cuento con ellas?
Puede solicitarlas ingresando al siguiente enlace.
¿Dónde puedo consultar los requisitos de la compra según la categoría?
Para conocer las categorías y sus requisitos ingresa aquí.
¿Cuáles son las opciones de pago a personas naturales?
¿Qué es un activo fijo?
Si requieres información sobre activos fijos ingresa aquí.
¿Qué debo considerar para la compra de repuestos, partes adicionales o accesorios de un activo?
Se activan si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año.
¿Qué es una póliza?
Es un instrumento que permite mitigar riesgos y proteger los recursos de la Universidad.
¿Cuándo es necesaria la expedición de pólizas?
Cuando se presentan las siguientes condiciones:
¿Cuáles son los inventarios que maneja el almacén general?
Para solicitud de reintegro envíe el formato de reporte de novedad al correo: [email protected]
¿Cuáles son los bienes que no son recibidos físicamente en el almacén general?
Elementos inventariables, sustancias químicas de manejo riesgoso, seres vivos o unicelulares, alimentos consumibles, elementos de gran volumen, peso o que requieran cadena de refrigeración y elementos de obra y construcción.
¿Qué debo hacer si el bien recibido presenta novedades o no coincide con lo solicitado?
Se debe informar a través del siguiente enlace.
Consulta todo lo relacionado con proveedores en el siguiente enlace.
¿Qué es un producto controlado?
Son aquellas sustancias químicas cuya distribución está restringida y que para ser utilizadas requieren de permisos del Ministerio de Justicia y del Derecho.
¿Cuál es el alcance del almacén general con las sustancias controladas?
¿Qué se debe tener en cuenta para la compra de sustancias controladas?
¿Dónde encuentro información sobre los productos controlados por Estupefacientes?
¿Cuáles son las sucursales que manejan sustancias controladas en la universidad?
Consulta las sucursales en este enlace
¿Cuáles son los productos catalogados como sustancias controladas que se manejan en la universidad?
A continuación, relacionamos el listado de los productos controlados con sus respectivos códigos de artículo, ojo link que lleve al listado de productos
Confirma la recepción de tus bienes o servicios solo cuando los hayas recibido a satisfacción. Haz tu solicitud de recepción aquí.
¿Quién es el encargado de hacer la entrada de mercancía a los bienes comprados?
¿Qué se debe tener en cuenta para devoluciones de entradas de mercancía?
Deben ser solicitadas a través de este enlace.
Los avales y vistos buenos son direccionados a través del Autoservicio de Compras de acuerdo con la naturaleza de la solicitud. Los tiempos de respuesta dependen de las áreas encargadas de realizar cada validación y aprobación.
VoBo compra sustancias controladas:
El cupo de la sustancia a comprar es verificado en el almacén general, para dar cumplimiento en lo estipulado en el certificado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes (CCITE).
VoBo Seguridad y Salud en el Trabajo para compra de elementos de dotación:
Seguridad y Salud en el Trabajo cuenta con el concepto técnico de los elementos de protección personal y el material de las prendas de dotación.
Solo aplica para compra de dotación de personal administrativo.
VoBo Comité Institucional para el Cuidado y Uso de Animales CICUA para la compra de animales:
La ley 84 de 1989, indica que los animales usados en investigación son responsabilidad institucional y estos deben estar asociados a proyectos de investigación aprobados y activos por el comité CICUA, estos animales deben ser adquiridos en sitios autorizados para la venta.
El CICUA hace seguimiento del bienestar, cuidado, hábitat y transporte de los animales usados en procesos de investigación.
VoBo Centro Médico para compra de medicamentos
El Centro Médico es el encargado de garantizar el control y uso correcto de los mismos.
VoBo para pagos a personas naturales
Cuando se requiera el pago a una persona natural cuyo valor no supera el ½ SMMLV, es importante verificar la relación contractual de la persona al momento de prestar el servicio.
VoBo de Diseño y Construcción
El área de mantenimiento es el encargado de dar el aval cuando se trate de compra de mobiliario para oficinas o salones.
Aval de compra de software
Se requiere para las compras o renovaciones de software y está a cargo de la DSIT.
Optimizamos la gestión de compras para que obtengas los bienes y servicios que necesitas a tiempo. Brindamos orientación y soporte continuo a toda la comunidad universitaria para hacer cada proceso fácil y transparente.
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Durante esta semana, dimos inicio a las sesiones explicativas con cada líder para aclarar dudas sobre el diagnóstico inicial y los pain points identificados. La colaboración y el diálogo han sido esenciales en este proceso.
En cuanto a los avances de Akky, el equipo continúa trabajando arduamente en la construcción de entregables del modelo para cada servicio, validando el estado futuro y cuantificando los beneficios.
Además, realizamos la sesión de cierre del acompañamiento individual del equipo transversal para líderes, donde compartimos momentos valiosos de agradecimiento y retroalimentación. Las lecciones aprendidas en esta sesión serán fundamentales para las siguientes fases y nos permitirán seguir colaborando para lograr experiencias extraordinarias en nuestros servicios.
Durante esta semana llevamos a cabo sesiones de entendimiento y co-creación con los servicios de compras y de aulas. Además, Akky avanzó en el entregable de “pain points” y su impacto en los estándares de experiencia, así como en el diagnóstico de experiencias extraordinarias de los servicios.
Estos documentos son clave para entender y tomar acciones oportunas y eficientes que nos permitan seguir mejorando la experiencia de nuestras personas usuarias y continuar construyendo juntos el servicio con el que soñamos.
👉 Cerramos la semana 14 con un avance del 81% en el proyecto.
Durante esta semana, tuvimos workshops presenciales con los servicios de compras, servicios al aula, Akky y nuestros aliados estratégicos.
Estos espacios de co-creación nos han permitido avanzar juntos, ampliando nuestras perspectivas y consolidando nuestro propósito compartido: transformar vidas a través de nuestros servicios. Al colaborar de manera conjunta, no solo generamos ideas innovadoras, sino que también fortalecemos nuestro compromiso con la mejora continua.
Aquí les compartimos algunos testimonios de nuestros aliados estratégicos que nos acompañaron en las sesiones:
Durante esta semana seguimos con los workshops virtuales junto con el equipo de Compras, recopilando información clave para fortalecer la mejora continua de nuestros servicios y procesos en la Vicerrectoría. Hasta la fecha, hemos logrado un avance general del 78% en el proyecto.
Uno de los pilares de este rediseño es la implementación de estándares de experiencia, con los cuales buscamos simplificar y acercar los procesos a las personas usuarias, apoyándonos en la tecnología para hacerlos más robustos.
Nos enfocamos en crear procesos basados en la confianza: auto-gestionables, ágiles, intuitivos y simples, siempre poniendo a las personas en el centro de nuestras acciones.
Cada paso que damos hacia la mejora continua es un paso hacia la transformación. Al construir procesos más simples y humanos, creamos experiencias que no solo tienen impacto hoy, sino que inspiran un futuro mejor.
Durante esta semana la consultora Akky ha estado realizando el análisis y evaluación de los datos e información recopilados a lo largo de las últimas 10 semanas, el cual, arrojará unos primeros resultados de cómo se transformarán los servicios de Compras, Apoyo Financiero y Servicios al Aula.
Además, junto con el equipo de Apoyo Financiero, la coordinación de Doctorados de la Vicerrectoría de Investigación y Creación (VIC), la coordinación de Información y Analítica para la Investigación y la consultora Akky, se llevó a cabo una sesión que dio continuidad a las sesiones de co-creación de Servicio Financiero a Estudiantes (SFE), en donde se identificaron oportunidades de mejora en las actividades del proceso de renovación de apoyos financieros de doctorado y se intercambiaron sueños e ideales para la fortalecer la experiencia del estudiante.
Por último, los equipos de Seguridad y Servicios Básicos tuvieron un primer encuentro, donde pudieron presentar el funcionamiento actual de sus servicios. A partir de esto, podrán empezar a familiarizarse con la metodología del modelo de atención y servicio transversal.
¡Seguimos avanzando!
Esta semana tuvimos sesiones uno a uno con los líderes de los servicios, los espacios estuvieron enfocados en fortalecer la comunicación escrita en entornos de servicio a través del uso de la inteligencia artificial. Durante el encuentro, abordamos cómo las herramientas de IA pueden mejorar la calidad y efectividad de nuestras respuestas por correo electrónico.
Exploramos diversos aspectos, como el tono y estilo adecuados para cada audiencia, el nivel de atención necesario y los atributos específicos que debemos considerar de acuerdo con el caso. Nuestro objetivo es garantizar que nuestras interacciones escritas sean claras, precisas y alineadas con las expectativas y necesidades de las personas usuarias.
Esta semana llevamos a cabo talleres presenciales de Co-creación con líderes de los servicios seleccionados, miembros de los equipos primarios, aliados estratégicos y personas usuarias. Estos encuentros, basados en la confianza y la participación, tienen como objetivo generar soluciones valiosas y propiciar experiencias extraordinarias.
En las sesiones, abordamos tanto los logros actuales como las áreas que necesitan mejoras y rediseño. Escuchamos atentamente la voz de nuestras personas usuarias, lo que nos ayudó a identificar puntos clave para mejorar el servicio que queremos ofrecer.
¡Sigamos transformándonos y avanzando como una sola Universidad!
En esta semana, logramos avances significativos en la revisión de los subprocesos de los servicios seleccionados para su rediseño. Los líderes de los tres procesos escogidos, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky han participado activamente en los talleres virtuales de co-creación.
También entregamos a los líderes y coordinadores las encuestas de servicio y de tiempos, con las que se obtendrá información valiosa para el diseño futuro de los servicios y la cuantificación de los beneficios del proyecto.
¡Seguimos transformándonos como Vicerrectoría!
Esta semana continuamos avanzando en las sesiones de Co-creación. En estos encuentros, hemos trabajado en la revisión de las actividades y subprocesos con los líderes de los servicios seleccionados, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky.
También tuvimos nuestros espacios uno a uno con líderes, donde hablamos de creatividad e innovación, y reflexionamos sobre la importancia de pensar fuera de la caja. Estos espacios nos han permitido no solo mejorar lo que ya hacemos, sino también abrirnos a nuevas formas de pensar y actuar.
Durante esta semana, seguimos con energía y continuamos con la recopilación de información base para los workshops, garantizando que cada detalle esté bien fundamentado para los próximos pasos. También llevamos a cabo nuestro workshop de Mapas de Experiencia, enfocado en mejorar la experiencia del usuario en el servicio de compras y servicios al aula. En esta primera fase de los workshops, nos acompañaron los líderes de los servicios, algunas personas de los equipos primarios, así como representantes de Akky, experiencia, gestión del cambio y comunicaciones. Además, en el workshop con el servicio de compras nos acompañaron algunas personas del área de abastecimiento.
Esta semana logramos avances significativos con los pre-works. En estos encuentros, revisamos la recopilación de información e identificamos puntos clave para los workshops.
Estos pre-works se llevaron a cabo con los líderes de los servicios seleccionados. Además, disfrutamos de una enriquecedora sesión sobre lenguaje inclusivo y neutro. Este aprendizaje fortalecerá nuestra comunicación, haciéndola más respetuosa y alineada con nuestros valores de calidad y servicio.
Esta semana, Akky se dedicó a comprender a fondo el material y la información recibida, concentrándose en identificar puntos clave, conexiones, y en entender cómo funcionan los procesos de los servicios.
También realizamos sesiones uno a uno con nuestros líderes, enfocadas en fortalecer sus habilidades y proporcionarles herramientas esenciales para su desarrollo, con el objetivo de que las repliquen con sus equipos. Durante estos encuentros, abordamos temas fundamentales como el propósito personal, la comunicación asertiva, el liderazgo transformador y la visión conjunta de nuestros servicios y lo que debemos hacer para alcanzarla.
¿Alguna vez han pensado en sus servicios como si fueran personas? Junto con los líderes de los servicios de compras, servicios al aula y apoyo financiero, ¡les dimos vida! Utilizando metodologías de diseño de experiencias extraordinarias, personificamos los servicios, identificando sus fortalezas, desafíos y, lo más importante, las necesidades de las personas que interactúan con ellos.
En este encuentro, cada líder dibujó el servicio con el que soñaba, y con la ayuda de inteligencia artificial, les mostramos cómo se verían si fueran personas. Les compartimos los resultados:
Durante esta semana, en compañía del equipo directivo, Akky, líderes de los servicios y ejecutores, vivimos el arranque del proyecto para el rediseño de los servicios seleccionados en la VAF.
En este espacio, compartimos los objetivos del proyecto, las expectativas de participación, las buenas prácticas, el plan de trabajo para esta semana, los avances y los canales para mantenernos informados.
En la segunda parte de la jornada, Akky nos presentó herramientas clave y la metodología propuesta, que busca generar experiencias extraordinarias y eficiencias operativas, teniendo a las personas usuarias en el centro de nuestras acciones.
¡Revivamos los mejores momentos haciendo clic en el video!
¡Así se vivieron nuestras sesiones de Kick-off y taller de metodología!
En este espacio, se contó con la participación de Akky, el equipo directivo VAF, líderes de los servicios seleccionados, equipos primarios y los ejecutores.
En esta semana, logramos avances significativos en nuestro plan de trabajo con Akky. Se llevaron a cabo sesiones clave para el mapeo de procesos, la creación de la encuesta del Modelo, y se inició el Análisis de Stakeholders, lo cual, permitió recopilar información sobre los tres servicios seleccionados, avanzar en la estrategia de gestión del cambio y definir la estrategia para involucrar a las facultades. En ese punto, alcanzamos un avance general del 38% del proyecto.
Durante esta semana, los líderes de los tres servicios seleccionados fueron acompañados por el equipo directivo, el equipo de experiencia y Akky Consulting en las primeras entrevistas para identificar puntos de encuentro y establecer un entendimiento sobre los procesos.
También se realizaron sesiones uno a uno con los equipos de comunicaciones, cultura y experiencia. Sabemos que un punto clave para el éxito de este proyecto es mantener a nuestro equipo informado sobre avances, logros y novedades. Recordemos que este es un esfuerzo de todos y que la comunicación es horizontal y en doble vía.
