El servicio de facturación comprende desde la solicitud de generación de factura requerida por una unidad, hasta el envío de la misma a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y al cliente o estudiante, cumpliendo con los estándares definidos por la DIAN para la facturación electrónica.
¿Qué es una factura?
La factura es un documento de carácter mercantil que representa tributariamente un soporte de transacción de venta generada por la Universidad para formalizar el cobro a un tercero. Este documento se emite tomando como referencia las negociaciones pactadas previamente entre el cliente y la Universidad.
TIPOS DE FACTURACIÓN DE LA UNIVERSIDAD
Hace referencia a la necesidad de generar un documento legal de ventas, por la contraprestación de un servicio por parte de la Universidad a un tercero, que no requiere un contrato o convenio.
Empresas que financian o patrocinan la matrícula de un estudiante de cualquier programa, en estos casos se genera la factura a nombre de la empresa patrocinadora y se legaliza con este mismo documento la matrícula del estudiante. La financiación puede ser parcial o total, en el primer caso el estudiante deberá cancelar el restante del valor de la matrícula. Estas solicitudes deben realizarse teniendo en cuenta el cronograma de matrículas de la Universidad.
Facturación asociada a un contrato o convenio de ingreso que surte el proceso de legalización a través del servicio de contratación de ingresos y que es avalado en conjunto con la Dirección Jurídica quien apoya el trámite de solicitud de facturación requerida. Dado lo anterior, este tipo de solicitudes no son atendidas por el servicio de facturación directamente.
Hace referencia a la necesidad de generar un documento legal de ventas, por la contraprestación de un servicio por parte de la Universidad a un tercero, que no requiere un contrato o convenio.
NOTA CRÉDITO
Hace referencia a la necesidad de generar un cambio de manera extraordinaria en un documento legal de ventas (factura) ya generado por la Universidad, de acuerdo con los motivos definidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
Matrícula asumida por una empresa
La Universidad de los Andes cuenta con distintas opciones para realizar el pago de tu matricula, una de ellas es la matricula asumida por una empresa.
Empresas que financian o patrocinan la matrícula de un estudiante de cualquier programa, en estos casos se genera la factura a nombre de la empresa patrocinadora y se legaliza con este mismo documento la matrícula del estudiante.
Si una empresa financia tu matrícula, podrás dirigirte a la página de matricula asumida por una empresa, para obtener información más detallada acerca de los requisitos y el paso a paso parar solicitar tu factura.
SIRE
La Universidad de los Andes cuenta con el Sistema Institucional de Recaudos SIRE, que tiene dos funciones:
1.Permite a los estudiantes y aspirantes, realizar el pago en línea de los productos y servicios de manera práctica y eficiente.
Pueden ingresar usuarios con o sin correo institucional Uniandes.
Es importante identificar e informar si se requiere la factura a nombre del estudiante o de una entidad.
2. Permite a las unidades académicas y administrativas obtener la información necesaria de los recaudos en línea y de la consignación referenciada de los productos y servicios adquiridos por el público.
Esta herramienta le brinda la posibilidad de hacer seguimiento y llevar el control de los pagos recibidos, a través del reporte que podrá descargar en Excel. Este uso es exclusivo para empleados y profesores de la Universidad.
Es el documento generado para formalizar el cobro por la prestación de un servicio por parte de la Universidad.
Desde el área de facturación se generan las facturas que corresponden a servicios prestados por la Universidad, por lo que se emite la respectiva factura al cliente que toma el servicio.
Cuentas por pagar recibe las facturas de servicios requeridos por la Universidad, prestados por los proveedores.
El cliente es a quien se le emite la factura para cobrar por un servicio prestado o un producto vendido por parte de la Universidad y el proveedor es quien presta un servicio o vende un producto a la Universidad por lo cual se le recibe su factura para tramitar el pago.
El cliente es a quien se le emite la factura para cobrar por un servicio prestado o un producto vendido por parte de la Universidad y el proveedor es quien presta un servicio o vende un producto a la Universidad por lo cual se le recibe su factura para tramitar el pago.
El Proveedor es GOSOCKET – Signature South Consultng Colombia S.A.S. (NIT. 900508908) y su página Web es www.gosocket.net
Sí, continuaremos manejando el tema de igual forma.
Podrá realizar las siguientes actividades, las cuales tienen un video de apoyo para orientar al usuario:
– Registrarse como usuario: https://youtu.be/dXzeuLlePVU
– Recuperar contraseña: https://youtu.be/SCzVXVL2Uwg
– Consultar sus facturas: https://youtu.be/gJikwTbwOqU & https://youtu.be/aH3bE3P6bzA
Sí, continuaremos manejando el tema de igual forma.
Sí, es correcto. Después de 3 días se entiende como aceptada tácitamente.
Sí, desde diciembre de 2018. Por lo tanto cumplimos con los requisitos de ley exigidos por la DIAN.
A partir de octubre de 2019 estamos obligados a facturar las matrículas. Dentro de otros nuevos conceptos facturables se incluyen parqueaderos, librería, biblioteca y servicios de admisiones y registro.
Contáctenos a través de TEAMS
Asistente de Facturación
– GIulianna Neira
@ ga.neira@uniandes.edu.co
Gestor de Facturación
– Maria Yolanda Gomez Cruz
@ my.gomez@uniandes.edu.co
Gestor de Facturación
Coordinadora Contratos de Ingresos, Egresos y Facturación
– Andrea Milena Gonzálezz
@ am.gonzalez266@uniandes.edu.co
Asistente de Facturación
– Laura Valentina Velasquez Molano
@ l.velasquezm@uniandes.edu.co
Asistente de Facturación
Servicio para la generación o radicación de sus facturas.
Servicio para el proceso de contratación jurídica o natural.
Servicio para la compra de bienes y servicios, ver catálogos.
Durante esta semana, dimos inicio a las sesiones explicativas con cada líder para aclarar dudas sobre el diagnóstico inicial y los pain points identificados. La colaboración y el diálogo han sido esenciales en este proceso.
En cuanto a los avances de Akky, el equipo continúa trabajando arduamente en la construcción de entregables del modelo para cada servicio, validando el estado futuro y cuantificando los beneficios.
Además, realizamos la sesión de cierre del acompañamiento individual del equipo transversal para líderes, donde compartimos momentos valiosos de agradecimiento y retroalimentación. Las lecciones aprendidas en esta sesión serán fundamentales para las siguientes fases y nos permitirán seguir colaborando para lograr experiencias extraordinarias en nuestros servicios.
Durante esta semana llevamos a cabo sesiones de entendimiento y co-creación con los servicios de compras y de aulas. Además, Akky avanzó en el entregable de “pain points” y su impacto en los estándares de experiencia, así como en el diagnóstico de experiencias extraordinarias de los servicios.
Estos documentos son clave para entender y tomar acciones oportunas y eficientes que nos permitan seguir mejorando la experiencia de nuestras personas usuarias y continuar construyendo juntos el servicio con el que soñamos.
👉 Cerramos la semana 14 con un avance del 81% en el proyecto.
Durante esta semana, tuvimos workshops presenciales con los servicios de compras, servicios al aula, Akky y nuestros aliados estratégicos.
Estos espacios de co-creación nos han permitido avanzar juntos, ampliando nuestras perspectivas y consolidando nuestro propósito compartido: transformar vidas a través de nuestros servicios. Al colaborar de manera conjunta, no solo generamos ideas innovadoras, sino que también fortalecemos nuestro compromiso con la mejora continua.
Aquí les compartimos algunos testimonios de nuestros aliados estratégicos que nos acompañaron en las sesiones:
Durante esta semana seguimos con los workshops virtuales junto con el equipo de Compras, recopilando información clave para fortalecer la mejora continua de nuestros servicios y procesos en la Vicerrectoría. Hasta la fecha, hemos logrado un avance general del 78% en el proyecto.
Uno de los pilares de este rediseño es la implementación de estándares de experiencia, con los cuales buscamos simplificar y acercar los procesos a las personas usuarias, apoyándonos en la tecnología para hacerlos más robustos.
Nos enfocamos en crear procesos basados en la confianza: auto-gestionables, ágiles, intuitivos y simples, siempre poniendo a las personas en el centro de nuestras acciones.
Cada paso que damos hacia la mejora continua es un paso hacia la transformación. Al construir procesos más simples y humanos, creamos experiencias que no solo tienen impacto hoy, sino que inspiran un futuro mejor.
Durante esta semana la consultora Akky ha estado realizando el análisis y evaluación de los datos e información recopilados a lo largo de las últimas 10 semanas, el cual, arrojará unos primeros resultados de cómo se transformarán los servicios de Compras, Apoyo Financiero y Servicios al Aula.
Además, junto con el equipo de Apoyo Financiero, la coordinación de Doctorados de la Vicerrectoría de Investigación y Creación (VIC), la coordinación de Información y Analítica para la Investigación y la consultora Akky, se llevó a cabo una sesión que dio continuidad a las sesiones de co-creación de Servicio Financiero a Estudiantes (SFE), en donde se identificaron oportunidades de mejora en las actividades del proceso de renovación de apoyos financieros de doctorado y se intercambiaron sueños e ideales para la fortalecer la experiencia del estudiante.
Por último, los equipos de Seguridad y Servicios Básicos tuvieron un primer encuentro, donde pudieron presentar el funcionamiento actual de sus servicios. A partir de esto, podrán empezar a familiarizarse con la metodología del modelo de atención y servicio transversal.
¡Seguimos avanzando!
Esta semana tuvimos sesiones uno a uno con los líderes de los servicios, los espacios estuvieron enfocados en fortalecer la comunicación escrita en entornos de servicio a través del uso de la inteligencia artificial. Durante el encuentro, abordamos cómo las herramientas de IA pueden mejorar la calidad y efectividad de nuestras respuestas por correo electrónico.
Exploramos diversos aspectos, como el tono y estilo adecuados para cada audiencia, el nivel de atención necesario y los atributos específicos que debemos considerar de acuerdo con el caso. Nuestro objetivo es garantizar que nuestras interacciones escritas sean claras, precisas y alineadas con las expectativas y necesidades de las personas usuarias.
Esta semana llevamos a cabo talleres presenciales de Co-creación con líderes de los servicios seleccionados, miembros de los equipos primarios, aliados estratégicos y personas usuarias. Estos encuentros, basados en la confianza y la participación, tienen como objetivo generar soluciones valiosas y propiciar experiencias extraordinarias.
En las sesiones, abordamos tanto los logros actuales como las áreas que necesitan mejoras y rediseño. Escuchamos atentamente la voz de nuestras personas usuarias, lo que nos ayudó a identificar puntos clave para mejorar el servicio que queremos ofrecer.
¡Sigamos transformándonos y avanzando como una sola Universidad!
En esta semana, logramos avances significativos en la revisión de los subprocesos de los servicios seleccionados para su rediseño. Los líderes de los tres procesos escogidos, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky han participado activamente en los talleres virtuales de co-creación.
También entregamos a los líderes y coordinadores las encuestas de servicio y de tiempos, con las que se obtendrá información valiosa para el diseño futuro de los servicios y la cuantificación de los beneficios del proyecto.
¡Seguimos transformándonos como Vicerrectoría!
Esta semana continuamos avanzando en las sesiones de Co-creación. En estos encuentros, hemos trabajado en la revisión de las actividades y subprocesos con los líderes de los servicios seleccionados, sus equipos primarios, algunos invitados estratégicos de otras unidades y Akky.
También tuvimos nuestros espacios uno a uno con líderes, donde hablamos de creatividad e innovación, y reflexionamos sobre la importancia de pensar fuera de la caja. Estos espacios nos han permitido no solo mejorar lo que ya hacemos, sino también abrirnos a nuevas formas de pensar y actuar.
Durante esta semana, seguimos con energía y continuamos con la recopilación de información base para los workshops, garantizando que cada detalle esté bien fundamentado para los próximos pasos. También llevamos a cabo nuestro workshop de Mapas de Experiencia, enfocado en mejorar la experiencia del usuario en el servicio de compras y servicios al aula. En esta primera fase de los workshops, nos acompañaron los líderes de los servicios, algunas personas de los equipos primarios, así como representantes de Akky, experiencia, gestión del cambio y comunicaciones. Además, en el workshop con el servicio de compras nos acompañaron algunas personas del área de abastecimiento.
Esta semana logramos avances significativos con los pre-works. En estos encuentros, revisamos la recopilación de información e identificamos puntos clave para los workshops.
Estos pre-works se llevaron a cabo con los líderes de los servicios seleccionados. Además, disfrutamos de una enriquecedora sesión sobre lenguaje inclusivo y neutro. Este aprendizaje fortalecerá nuestra comunicación, haciéndola más respetuosa y alineada con nuestros valores de calidad y servicio.
Esta semana, Akky se dedicó a comprender a fondo el material y la información recibida, concentrándose en identificar puntos clave, conexiones, y en entender cómo funcionan los procesos de los servicios.
También realizamos sesiones uno a uno con nuestros líderes, enfocadas en fortalecer sus habilidades y proporcionarles herramientas esenciales para su desarrollo, con el objetivo de que las repliquen con sus equipos. Durante estos encuentros, abordamos temas fundamentales como el propósito personal, la comunicación asertiva, el liderazgo transformador y la visión conjunta de nuestros servicios y lo que debemos hacer para alcanzarla.
¿Alguna vez han pensado en sus servicios como si fueran personas? Junto con los líderes de los servicios de compras, servicios al aula y apoyo financiero, ¡les dimos vida! Utilizando metodologías de diseño de experiencias extraordinarias, personificamos los servicios, identificando sus fortalezas, desafíos y, lo más importante, las necesidades de las personas que interactúan con ellos.
En este encuentro, cada líder dibujó el servicio con el que soñaba, y con la ayuda de inteligencia artificial, les mostramos cómo se verían si fueran personas. Les compartimos los resultados:
Durante esta semana, en compañía del equipo directivo, Akky, líderes de los servicios y ejecutores, vivimos el arranque del proyecto para el rediseño de los servicios seleccionados en la VAF.
En este espacio, compartimos los objetivos del proyecto, las expectativas de participación, las buenas prácticas, el plan de trabajo para esta semana, los avances y los canales para mantenernos informados.
En la segunda parte de la jornada, Akky nos presentó herramientas clave y la metodología propuesta, que busca generar experiencias extraordinarias y eficiencias operativas, teniendo a las personas usuarias en el centro de nuestras acciones.
¡Revivamos los mejores momentos haciendo clic en el video!
¡Así se vivieron nuestras sesiones de Kick-off y taller de metodología!
En este espacio, se contó con la participación de Akky, el equipo directivo VAF, líderes de los servicios seleccionados, equipos primarios y los ejecutores.
En esta semana, logramos avances significativos en nuestro plan de trabajo con Akky. Se llevaron a cabo sesiones clave para el mapeo de procesos, la creación de la encuesta del Modelo, y se inició el Análisis de Stakeholders, lo cual, permitió recopilar información sobre los tres servicios seleccionados, avanzar en la estrategia de gestión del cambio y definir la estrategia para involucrar a las facultades. En ese punto, alcanzamos un avance general del 38% del proyecto.
Durante esta semana, los líderes de los tres servicios seleccionados fueron acompañados por el equipo directivo, el equipo de experiencia y Akky Consulting en las primeras entrevistas para identificar puntos de encuentro y establecer un entendimiento sobre los procesos.
También se realizaron sesiones uno a uno con los equipos de comunicaciones, cultura y experiencia. Sabemos que un punto clave para el éxito de este proyecto es mantener a nuestro equipo informado sobre avances, logros y novedades. Recordemos que este es un esfuerzo de todos y que la comunicación es horizontal y en doble vía.
