Información de interés para proveedores y contratistas de la Universidad de los Andes, respecto a los procesos o trámites de registro, uso de portal de proveedores, radicación de facturas, expedición de pólizas, y demás información que le permite aclarar cualquier inquietud frente a los procedimientos de la Universidad en el marco del relacionamiento comercial y/o contractual

Cuenta de usuario para acceder al Portal de Proveedores de Oracle-Uniandes​

Los proveedores activos de la Universidad de los Andes, pueden acceder a una cuenta de usuario para realizar la gestión y consulta de Negociaciones, compras, contratos, facturas, pagos, y demás consultas que permite el Portal de Proveedores Oracle-Uniandes,  solicitando, a través del correo proveedorescompras@uniandes.edu.co, la activación, remitiendo la siguiente información:

  • Nombre del contacto que estará a cargo de la cuenta del portal de proveedores
  • Correo del contacto (será el usuario de portal)
  • Teléfono de contacto
  • Cargo del contacto

Una vez sea habilitado su usuario para acceder al portal de proveedores, le llegará un correo para reestablecer la contraseña. Para los siguientes ingresos, puede acceder a través del siguiente link:

Videotutoriales Portal de proveedores de Uniandes

En este video encuentra la inducción de la navegación general en el Portal de Proveedores, es importante que conozca cómo solicitar su usuario y contraseña.

00:00 - Introducción
00:21 - Para proveedores potenciales
01:08 - Para proveedores de gasto autorizado
01:51 - Debes tener en cuenta para registrarte en el portal de proveedores
02:07 - Cómo realizar el primer ingreso al portal

En este vídeo encuentra la navegación básica en el Portal de Proveedores, es importante que conozca todas sus funciones y paso a paso de cada una.

00:00 - Conoce la plataforma
01:00 - Cómo consultar tareas o transacciones
01:10 - Cómo gestionar Ordenes o acuerdos de compra
03:07 - Cómo ver la recepción de mercancía o servicio
03:25 - Cómo gestionar los entregables acordados
03:49 - Cómo ver facturas y pagos
04:10 - Cómo ver las negociaciones activas y gestionarlas
04:34 - Cómo gestionar los cuestionarios de evaluación de desempeño
05:08 - Cómo gestionar el perfil del proveedor
05:45 - Cómo exportar las transacciones realizadas

Aquí encontrará el paso a paso para realizar el acuse de recibo de los documentos de compra para proveedores de la Universidad de los Andes.

00:00 - Para qué sirve el acuse de recibido
00:26 - Como visualizar el documento de compra y realizar el acuse de recibo
02:28 - Comunicación directa por la plataforma

Acciones que SI se pueden ejecutar en el Portal de Proveedores:
  • Gestionar Perfil: tarea que permite al proveedor visualizar su información registrada. Podrá crear una solicitud de cambio en su perfil actualizando y editando su información. Estos cambios serán notificados y requerirán aprobación por parte de Uniandes.
  • Gestionar Órdenes de Compra y Acuerdos de Compra: tarea que permite consultar las Ordenes de Compra y Acuerdos que han sido generados al proveedor por parte de la Universidad, su estado y contenido.
  • Acusar recibo: es la acción que permite al proveedor confirmar la aceptación del documento (Orden de Compra o Acuerdo de Copra) mediante la opción confirmación.
  • Orden de Cambio: tarea que se puede utilizar cuando el proveedor desea cambiar la orden o el acuerdo. Esta opción es utilizada cuando el proveedor requiere notificar un cambio acerca de cualquier atributo del documento de compra. Todo cambio generado requerirá la aprobación del comprador de Uniandes.
  • Rechazo: es la acción que permite que el proveedor rechace la orden de compra o el acuerdo con justificación y comentarios. La aplicación notifica al comprador de Uniandes sobre el rechazo del documento de compra. El comprador puede revisar los comentarios o la justificación enviada por el proveedor y tomar las medidas necesarias en el documento de compra.
  • Gestionar Entregables: permite consultar y anexar los entregables que sean definidos como complemento a una Orden de Compra.
  • Ver Recepción: acción que le permite al proveedor visualizar el número de recepción que registra Uniandes cuando recibe los bienes o servicios a satisfacción de una Orden de Compra.
  • Ver Facturas y Pagos: permite visualizar las facturas registradas, así como las fechas programadas de pago.
  • Respuestas a cuestionarios de calificación: opción que permite capturar las respuestas de los proveedores que responden a preguntas en procesos de evaluación de proveedores. Los encuestados pueden guardar y actualizar la respuesta del cuestionario en cualquier momento antes de enviarlo para su aceptación.
  • Respuestas a Negociación: opción que permite capturar las respuestas de los proveedores a invitaciones de negociaciones generadas por la Universidad.
Acciones que NO se pueden ejecutar en el Portal de Proveedores:
  • Generar o radicar facturas: El proceso de radicación es de forma externa a la plataforma. El proveedor debe seguir las indicaciones del proceso de radicación de facturas
  • Generar y/o descargar comprobantes de pago de facturas. Se deben solicitar vía correo a serviciosvaf@uniandes.edu.co.
  • Generar y/o descargar certificaciones de retenciones: Se deben solicitar vía correo a certificadosretencion@uniandes.edu.co.
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